Kunder bidrar till utvecklingen av den nya e-tjänsten

Migrationsverket kommer att lansera en förnyad e-tjänst nästa år. Ämbetsverkets kunder har också medverkat i utvecklingen av den nya tjänsten.

Under hösten publiceras en artikelserie om processen att förnya e-tjänsten. Den första artikeln i serien handlar om design och testning av tjänsten.

Eric Cheung, som är IKT-expert från Kanada, flyttade till Finland för arbete år 2010. Då var man tvungen att ansöka om uppehållstillstånd genom att lämna in en traditionell pappersansökan, eftersom e-tjänsten togs i bruk år 2012.

– Min dåvarande arbetsgivare Nokia tog hand om största delen av det pappersarbete som krävdes för ansökan om uppehållstillstånd, men hela processen tog ganska lång tid, berättar Cheung.

Han lämnade in sin ansökan i april och fick uppehållstillstånd i slutet av sommaren.

– Jag lämnade in min ansökan till ett konsulat som skickade den till en ambassad som skickade den vidare till Migrationsverket i Finland. Efter att Migrationsverket hade fattat sitt beslut, kom uppehållstillståndet samma långa väg tillbaka.

Tidigare erfarenheter väckte intresset för att testa den nya e-tjänsten

Teamet som förnyar Migrationsverkets e-tjänst bad om kommentarer från verkets kunder när det började designa tjänsten. Våren 2014 var en version färdig och ett par testanvändare fick inbjudan att testa den.

En av testarna var Eric Cheung.

– Jag tänkte att jag kommer att använda tjänsten i framtiden när jag ansöker om fortsatt tillstånd. Genom att delta i testningen kommer jag i bästa fall att medverka till en bättre användarupplevelse i framtiden, både för mig och för andra.

Testarna fick inbjudan att besöka Migrationsverket där de en åt gången testade versionen med testgruppen.

– Jag såg olika versioner av den planerade sidstrukturen i tjänsten och berättade vad jag tyckte om dem. Sedan bad de mig att föreställa mig att jag är en peruansk studerande som använder e-tjänsten för att ansöka om uppehållstillstånd.

Samtidigt som Cheung testade tjänsten svarade han på ett antal frågor.

– Man frågade till exempel om jag visste hur långt jag hade kommit med ansökan. Det visade sig att jag inte visste det, och vi talade om att det skulle kunna vara en bra egenskap i tjänsten.

Testaren önskade att ny teknologi skulle användas mer

Eftersom Cheung ansökte om sitt första uppehållstillstånd innan den nuvarande e-tjänsten togs i bruk, hade han inga erfarenheter av den äldre versionen av tjänsten. Dessutom var det första gången som han intog rollen som testare.

– Jag tyckte det var jättebra, eftersom jag kunde fästa uppmärksamhet vid de rätta sakerna.

Ett förbättringsförslag som Cheung kom med gällde användning av smarttelefoner för att skanna bilagor.

– En sökande måste bifoga olika dokument som ska skannas in i systemet. Det är väldigt få som har skanner hemma, men nuförtiden har nästan alla en telefon med kamera. Jag föreslog att man borde kunna överföra bilder tagna med mobilkamera till tjänsten.

I den nya tjänsten har problemen med skanning uppmärksammats, och syftet är att det ska vara så lätt som möjligt att fylla i ansökan. Det går lätt att ta bilder på bilagor och att överföra dem till tjänsten med en smarttelefon eller datorplatta, eftersom man tar bilden med samma apparat som man använder för att fylla i ansökan.

Nästa artikel fokuserar på design av tjänsten

Många olika experter medverkar i att förnya e-tjänsten. Ämbetsverkets tjänstemän svarar för sakinnehållet i den, men den egentliga tjänsten byggs upp av webbdesigner och kodare.

Nästa artikel handlar om de utmaningar som arbetet med att designa Migrationsverkets e-tjänst har medfört.