Tietosuoja

Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja maahanmuuttohallinnon henkilötietolain (615/2020) 1 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaisesti. Tietoja käsitellään ulkomaalaisen maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua koskevien asioiden käsittelyn sekä niitä koskevan päätöksenteon ja valvonnan tarkoituksessa. 

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -alakohdan mukaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Käsiteltävät tiedot: Maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 7 §:n mukaan Maahanmuuttovirasto käsittelee yllä mainitussa tarkoituksessa 

• henkilön yksilöintitietoja, 
• perhesuhdetietoja, 
• edustajuustietoja, 
• osaamista kuvaavia tietoja ja 
• yhteystietoja sekä 
• tietoja matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain (301/2004) 96 §:n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista.
• Maahanmuuttovirasto käsittelee myös hakijoiden perheenjäsenten, samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja Suomessa olevien vastaanottajien henkilötietoja sekä ulkomaalaisen työntekijän palvelukseensa ottavan henkilötietoja.

Kun asiankäsittelyn vuoksi on perusteltua, Maahanmuuttovirasto käsittelee:

1. hakemuksesta, esityksestä, pyynnöstä tai ilmoituksesta taikka näiden vuoksi tehdystä tiedustelusta tai kuulemisesta ilmeneviä tietoja;
2. asian käsittely-, selvitys- ja päätöstietoja;
3. tietoja, jotka koskevat vastaanottopalveluita ja muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa, edustajan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka koskevat edustajaksi määräämistä, edustajan vapauttamista tehtävästään ja edustajantehtävän lakkaamista;
4. tietoja siitä, milloin ulkomaalainen on sijoitettu säilöönottoyksikköön ja milloin hän on poistunut sieltä, sekä tietoja säilöön otettua ulkomaalaista tapaamassa käyvistä ja muista säilöönottoyksikössä vierailevista henkilöistä ja muita tapaamiseen tai vierailuun liittyviä tietoja;
5. tietoa siitä, mihin kuntaan henkilö on osoitettu.

Maahanmuuttovirasto voi käsitellä myös havaitsemiaan tai sille ilmoitettuja huomiotietoja, joiden voidaan olosuhteiden tai henkilön käyttäytymisen vuoksi perustellusti arvioida liittyvän Maahanmuuttoviraston toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassa oleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa tai päättää Suomen kansalaisuuden saamisesta ja menettämisestä taikka velvollisuuteen huolehtia palveluksessaan olevien työturvallisuudesta. Huomiotietoihin on liitettävä tieto tietojen antajasta tai tietolähteestä sekä arvio tämän luotettavuudesta ja tietojen oikeellisuudesta. Maahanmuuttovirasto ei käytä huomiotietoja päätöksenteon perusteena.

Maahanmuuttovirasto käsittelee erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vain, jos käsittely on käsittelytarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, tai ne koskevat henkilön terveyttä, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, tai ne ovat geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten.

Maahanmuuttovirasto käsittelee myös oleskelulupahakemusta, oleskelulupakorttihakemusta ja unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukorttihakemusta sekä muukalaispassi ja pakolaisen matkustusasiakirjahakemusta varten otettuja sormenjälkiä. 

Maahanmuuttovirasto käsittelee ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmään tallentamiaan tietoja muuhunkin kuin alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, jos tiedot ovat välttämättömiä Maahanmuuttoviraston lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi, siten kuin laissa erikseen määrätään. 

Tietojen luovuttaminen: Henkilötietoja luovutetaan myös muille viranomaisille viranomaisen laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tarkemmin määritellyssä laajuudessa, jos luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada kyseisiä tietoja Maahanmuuttovirastolta. 

Henkilötietoja siirretään kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille vain lainsäädännön asettamissa rajoissa. 

Tietolähteet, henkilötietojen vastaanottajat

Jos salassapitosäännökset eivät estä, Maahanmuuttovirasto luovuttaa Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen V osaston 2 luvun nojalla annetuilla asetuksilla perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin henkilötietoja sen mukaan kuin mainituissa asetuksissa säädetään.

Tietojen säilytysaika: Jollei kansainvälisestä velvoitteesta tai laista muuta johdu, maahanmuuttohallinnon henkilötietolain perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan seuraavasti:

1. henkilön tunnistetiedoista asiakasnumero, nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ulkomainen henkilönumero, muu ulkomainen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus ja henkilön perhesuhdetiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua siitä, kun hän on kuollut tai saanut Suomen kansalaisuuden tai häneen liittyvien asioiden tiedot on poistettu;
2. muut kuin 1 kohdassa tarkoitetut henkilötiedot ja henkilöön liittyvien asioiden tiedot poistetaan viimeistään, kun oleskeluoikeuden päättymisestä tai viimeisimmän vireillä olleen asia viimeisestä tiedon merkitsemisestä on kulunut viisi vuotta;
3. erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot poistetaan heti kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi;
4. huomiotiedot poistetaan, kun tiedon merkitsemisestä on kulunut kuusi kuukautta.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä on saatettava tietojen poistamisen osalta lain mukaiseksi 31.8.2021 mennessä. Siirtymäaikana sovelletaan lain ulkomaalaisrekisteristä (19.12.1997/1270, muut.1215/2013) 9 § mukaisia tietojen poistamista koskevia säännöksiä.

Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 1 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaisesti Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä, menettämistä ja kansalaisuudesta vapautumista sekä kansalaisuusaseman määrittämistä koskevien asioiden käsittelyn ja päätöksenteon tarkoituksessa. 

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -alakohdan mukaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Käsiteltävät tiedot: Maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 7 §:n mukaan Maahanmuuttovirasto käsittelee yllä mainitussa tarkoituksessa 

• henkilön yksilöintitietoja, 
• perhesuhdetietoja, 
• edustajuustietoja, 
• osaamista kuvaavia tietoja ja 
• yhteystietoja sekä 
• tietoja matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain (301/2004) 96 §:n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista.

Jos asiankäsittelyn vuoksi on perusteltua, Maahanmuuttovirasto käsittelee myös:

1. hakemuksesta, esityksestä, pyynnöstä tai ilmoituksesta taikka näiden vuoksi tehdystä tiedustelusta tai kuulemisesta ilmeneviä tietoja;
2. asian käsittely-, selvitys- ja päätöstietoja;
3. tietoja, jotka koskevat vastaanottopalveluita ja muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa, edustajan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka koskevat edustajaksi määräämistä, edustajan vapauttamista tehtävästään ja edustajantehtävän lakkaamista;
4. tietoja siitä, milloin ulkomaalainen on sijoitettu säilöönottoyksikköön ja milloin hän on poistunut sieltä, sekä tietoja säilöön otettua ulkomaalaista tapaamassa käyvistä ja muista säilöönottoyksikössä vierailevista henkilöistä ja muita tapaamiseen tai vierailuun liittyviä tietoja;
5. tietoa siitä, mihin kuntaan henkilö on osoitettu.

Maahanmuuttovirasto voi käsitellä myös havaitsemiaan tai sille ilmoitettuja huomiotietoja, joiden voidaan olosuhteiden tai henkilön käyttäytymisen vuoksi perustellusti arvioida liittyvän rekisterinpitäjän toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassa oleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa tai päättää Suomen kansalaisuuden saamisesta ja menettämisestä taikka velvollisuuteen huolehtia palveluksessaan olevien työturvallisuudesta. Huomiotietoihin on liitettävä tieto tietojen antajasta tai tietolähteestä sekä arvio tämän luotettavuudesta ja tietojen oikeellisuudesta. Huomiotietoja ei käytetä päätöksenteon perusteena.

Maahanmuuttovirasto käsittelee myös hakijan perheenjäsenten, samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja Suomessa olevien vastaanottajien henkilötietoja sekä ulkomaalaisen työntekijän palvelukseensa ottavan henkilötietoja.

Maahanmuuttovirasto käsittelee erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vain, jos käsittely on käsittelytarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, tai ne koskevat henkilön terveyttä, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, tai ne ovat geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten.

Maahanmuuttovirasto käsittelee ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmään tallentamiaan tietoja muuhunkin kuin alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, jos tiedot ovat välttämättömiä Maahanmuuttoviraston lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi, siten kuin laissa erikseen määrätään.

Tietojen luovuttaminen: Henkilötietoja luovutetaan myös muille viranomaisille viranomaisen laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tarkemmin määritellyssä laajuudessa, jos luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada kyseisiä tietoja Maahanmuuttovirastolta.

Henkilötietoja siirretään kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille vain lainsäädännön asettamissa rajoissa. 

Tietolähteet, henkilötietojen vastaanottajat

Maahanmuuttovirasto luovuttaa salassapitosäännösten estämättä Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen V osaston 2 luvun nojalla annetuilla asetuksilla perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin henkilötietoja sen mukaan kuin mainituissa asetuksissa säädetään.

Tietojen säilytysaika: Jos kansainvälinen velvoite tai laki ei edellytä muuta, maahanmuuttohallinnon henkilötietolain perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan seuraavasti:

1. henkilön tunnistetiedoista asiakasnumero, nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ulkomainen henkilönumero, muu ulkomainen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus ja henkilön perhesuhdetiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua siitä, kun hän on kuollut tai saanut Suomen kansalaisuuden tai häneen liittyvien asioiden tiedot on poistettu;
2. muut kuin 1 kohdassa tarkoitetut henkilötiedot ja henkilöön liittyvien asioiden tiedot poistetaan viimeistään, kun oleskeluoikeuden päättymisestä tai viimeisimmän vireillä olleen asia viimeisestä tiedon merkitsemisestä on kulunut viisi vuotta;
3. erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot poistetaan heti kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi;
4. huomiotiedot poistetaan, kun tiedon merkitsemisestä on kulunut kuusi kuukautta.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä on saatettava tietojen poistamisen osalta lain mukaiseksi 31.8.2021 mennessä. Siirtymäaikana sovelletaan lain ulkomaalaisrekisteristä (19.12.1997/1270, muut.1215/2013) 9 § mukaisia tietojen poistamista koskevia säännöksiä.

Henkilötietojen käsittely vastaanottotoiminnassa

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset käsittelevät henkilötietoja kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan vastaanoton, ihmiskaupan uhrien auttamisen sekä ilman huoltajaa olevan lapsen edustajatoiminnan tarkoituksissa osana vastaanottotoimintaa sekä näiden ohjauksen, suunnittelun ja valvonnan tarkoituksissa.

Turvapaikanhakija-asiakas saa Henkilötietojen käsittely vastaanottotoiminnassa -informointiasiakirjan vastaanottokeskuksessa annettavan alkuinfon yhteydessä. Informointiasiakirjassa kerrotaan selkeästi ja läpinäkyvästi vastaanottotoiminnassa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä yleisellä tasolla ja annetaan rekisteröidylle tarvittavat tiedot hänelle kuuluvista rekisteröidyn oikeuksista ja ohjeistusta lisätietojen hakemiseen.

Vastaanottotoiminnan sekä ihmiskaupanuhrien auttamisen osalta Maahanmuuttovirasto ja Maahanmuuttoviraston alaiset vastaanottokeskukset toimivat rekisterinpitäjinä ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän (myöhemmin UMA) lisäksi vastaanoton potilasrekisterissä ja maksukorttirekisterissä. Edellisten lisäksi Maahanmuuttoviraston vastaanottokeskuksissa on tallentava kameravalvonta, vierailijarekisteri ja mahdollisesti muita järjestelmiä tai rekistereitä, joissa henkilötietoja käsitellään vastaanottokeskuksen lakisääteisiin tehtäviin perustuen. Käytännössä henkilötietojen käsittely liittyy majoituksen, vastaanotto- ja käyttörahan, sosiaali- ja terveyspalvelujen, työ- ja opintotoiminnan sekä muun vastaanottoon kuuluvan toiminnan järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja valvontaan. Tietojasi voidaan käsitellä myös turvapaikanhakijoiden vastaanoton suunnittelussa, järjestämisessä, toteuttamisessa, tilastoinnissa, seurannassa ja valvonnassa. Tietojen käsittely voi tapahtua sekä sähköisesti että manuaalisesti paperimuodossa.

Vastaanoton potilasrekisteriin rekisteröidään kaikki vastaanottokeskukseen rekisteröidyt ja ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmään otetut henkilöt, jotka hakevat ja saavat terveydenhoitopalveluja. Potilasrekisterissä sinun henkilö- ja potilastietojasi käsitellään alkuterveystarkastusten ja muiden terveyden hoitoon liittyvien terveydenhuollon toimenpiteiden yhteydessä, joita vastaanottokeskuksen hoitaja tai vastaanottokeskuksen lukuun (ns. ostopalvelut) terveydenhuoltopalveluja tuottava hoitoyksikkö tekee. Tietojasi voidaan käsitellä myös terveydenhuollon toiminnan suunnittelussa, järjestämisessä, toteuttamisessa, tilastoinnissa, seurannassa ja valvonnassa.

Vastaanottotoiminnassa toimii Maahanmuuttoviraston vastaanottokeskusten ohella myös muita vastaanottokeskuksia, joista kukin vastaa rekisterinpidosta tallentamiensa tietojen osalta rekisterinpitäjinä. Henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta näissä organisaatioissa saat tietoa kultakin rekisterinpitäjältä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Vastaanottokeskus saa aluksi henkilötietosi turvapaikkahakemuksen vastaanottaneelta viranomaiselta. Vastaanottokeskuksessa henkilötietojasi käsitellään eri tietojärjestelmissä ja tiedot täydentyvät vastaanottotoiminnan eri vaiheissa. Jos siirryt vastaanottokeskuksesta toisen vastaanottokeskuksen asiakkaaksi, saa uusi keskus henkilötietosi edellisestä keskuksesta ja henkilö- ja potilastietojesi käsittelyä jatketaan uudessa keskuksessasi.

Maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 7 §:n mukaisesti Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset käsittelevät 1 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisessa tarkoituksessa 

• henkilön yksilöintitietoja, 
• perhesuhdetietoja, 
• edustajuustietoja, 
• osaamista kuvaavia tietoja ja 
• yhteystietoja sekä 
• tietoja matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain (301/2004) 96 §:n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista.

Jos asiankäsittelyn vuoksi on perusteltua, Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset käsittelevät lisäksi:

1. hakemuksesta, esityksestä, pyynnöstä tai ilmoituksesta taikka näiden vuoksi tehdystä tiedustelusta tai kuulemisesta ilmeneviä tietoja;
2. asian käsittely-, selvitys- ja päätöstietoja;
3. tietoja, jotka koskevat vastaanottopalveluita ja muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa, edustajan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka koskevat edustajaksi määräämistä, edustajan vapauttamista tehtävästään ja edustajantehtävän lakkaamista sekä edustajatoiminnan ohjauksessa, suunnittelussa ja valvonnassa tarvittavia tietoja;
4. tietoja siitä, milloin ulkomaalainen on sijoitettu säilöönottoyksikköön ja milloin hän on poistunut sieltä, tietoja säilöönoton järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja säilöön otettujen ulkomaalaisten asianmukaisen kohtelun turvaamiseksi sekä tietoja säilöön otettua ulkomaalaista tapaamassa käyvistä ja muista säilöönottoyksikössä vierailevista henkilöistä ja muita tapaamiseen tai vierailuun liittyviä tietoja;
5. tietoa siitä, mihin kuntaan henkilö on osoitettu.

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset voivat lisäksi käsitellä havaitsemiaan tai sille ilmoitettuja huomiotietoja, joiden voidaan olosuhteiden tai henkilön käyttäytymisen vuoksi perustellusti arvioida liittyvän rekisterinpitäjän toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassa oleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa tai päättää Suomen kansalaisuuden saamisesta ja menettämisestä taikka velvollisuuteen huolehtia palveluksessaan olevien työturvallisuudesta. Huomiotietoihin on liitettävä tieto tietojen antajasta tai tietolähteestä sekä arvio tämän luotettavuudesta ja tietojen oikeellisuudesta. Huomiotietoja ei käytetä päätöksenteon perusteena.

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset käsittelevät myös hakijan perheenjäsenten, samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja Suomessa olevien vastaanottajien henkilötietoja sekä ulkomaalaisen työntekijän palvelukseensa ottavan henkilötietoja.

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset käsittelevät erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vain, jos käsittely on käsittelytarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, tai ne koskevat henkilön terveyttä, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, tai ne ovat geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten.

Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan myös muille viranomaisille viranomaisen laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tarkemmin määritellyssä laajuudessa, jos tietojen luovutus perustuu suostumukseen tai luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada kyseisiä tietoja Maahanmuuttovirastolta.

Henkilötietoja siirretään kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille vain lainsäädännön asettamissa rajoissa. 

Jos salassapitosäännökset eivät estä, Maahanmuuttovirasto luovuttaa Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen V osaston 2 luvun nojalla annetuilla asetuksilla perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin henkilötietoja sen mukaan kuin mainituissa asetuksissa säädetään.

Tietojen säilytysaika

Jollei kansainvälisestä velvoitteesta tai laista muuta johdu, maahanmuuttohallinnon henkilötietolain perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan seuraavasti:

1. henkilön tunnistetiedoista asiakasnumero, nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ulkomainen henkilönumero, muu ulkomainen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus ja henkilön perhesuhdetiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua siitä, kun hän on kuollut tai saanut Suomen kansalaisuuden tai häneen liittyvien asioiden tiedot on poistettu;
2. muut kuin 1 kohdassa tarkoitetut henkilötiedot ja henkilöön liittyvien asioiden tiedot poistetaan viimeistään, kun oleskeluoikeuden päättymisestä tai viimeisimmän vireillä olleen asia viimeisestä tiedon merkitsemisestä on kulunut viisi vuotta;
3. erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot poistetaan heti kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi;
4. huomiotiedot poistetaan, kun tiedon merkitsemisestä on kulunut kuusi kuukautta.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä on saatettava tietojen poistamisen osalta lain mukaiseksi 31.8.2021 mennessä. Siirtymäaikana sovelletaan lain ulkomaalaisrekisteristä (19.12.1997/1270, muut.1215/2013) 9 § mukaisia tietojen poistamista koskevia säännöksiä.

Vastaanoton potilasrekisteriin talletetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:ssä tarkoitetut potilasasiakirjat. Potilasasiakirjoihin talletettavista tiedoista ja niiden säilytysajoista noudatetaan mainitun lain 12 §:ssä ja sen nojalla annettuja säännöksiä.

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä vastaanottotoiminnassa

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä edustajatoiminnassa

Tietosuojaseloste vastaanoton potilasrekisteristä

Tietosuojaseloste maksukorttirekisteristä 

Henkilötietojen käsittely vastaanottopalveluissa infolomake (suomi)

Edellisten lisäksi vastaanottokeskus voi käsitellä henkilötietoja ja toimia rekisterinpitäjänä muissakin järjestelmissä tai rekistereissä. Näiden järjestelmien tai rekistereiden henkilötietojen käsittelystä saat tietoa vastaanottokeskuksesta.
 

Henkilötietojen käsittely säilöönottotoiminnassa

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset säilöönottoyksiköt käsittelevät henkilötietoja ulkomaalaisen säilöönottoyksikköön sijoittamisen, ulkomaalaisen säilöönottoyksikössä kohtelun sekä säilöönottoyksikön järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämisen tarkoituksissa.
Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -alakohdan mukaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset säilöönottoyksiköt toimivat rekisterinpitäjinä ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän (myöhemmin UMA) lisäksi vastaanoton potilasrekisterissä ja maksukorttirekisterissä. Edellisten lisäksi Maahanmuuttoviraston säilöönottoyksiköissä on tallentava kameravalvonta, vierailijarekisteri ja mahdollisesti muita järjestelmiä tai rekistereitä, joissa henkilötietoja käsitellään säilöönottoyksikön lakisääteisiin tehtäviin perustuen.

Potilasrekisteriin rekisteröidään kaikki säilöönottoyksikköön rekisteröidyt henkilöt, jotka hakevat ja saavat terveydenhoitopalveluja. Potilasrekisterissä sinun henkilö- ja potilastietojasi käsitellään alkuterveystarkastusten ja muiden terveyden hoitoon liittyvien terveydenhuollon toimenpiteiden yhteydessä, joita hoitaja säilöönottoyksikön hankkima hoitoyksikkö tekee. Tietojasi voidaan käsitellä myös terveydenhuollon toiminnan suunnittelussa, järjestämisessä, toteuttamisessa, tilastoinnissa, seurannassa ja valvonnassa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 7 §:n mukaan Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset säilöönottoyksiköt käsittelevät henkilötietoja henkilötietolain 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaisesti

• henkilön yksilöintitietoja, 
• perhesuhdetietoja, 
• edustajuustietoja, 
• osaamista kuvaavia tietoja ja 
• yhteystietoja sekä 
• tietoja matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain (301/2004) 96 §:n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista.

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset säilöönottoyksiköt käsittelevät lisäksi:

1. hakemuksesta, esityksestä, pyynnöstä tai ilmoituksesta taikka näiden vuoksi tehdystä tiedustelusta tai kuulemisesta ilmeneviä tietoja;
2. asian käsittely-, selvitys- ja päätöstietoja;
3. tietoja, jotka koskevat vastaanottopalveluita ja muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa, edustajan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka koskevat edustajaksi määräämistä, edustajan vapauttamista tehtävästään ja edustajantehtävän lakkaamista sekä edustajatoiminnan ohjauksessa, suunnittelussa ja valvonnassa tarvittavia tietoja;
4. tietoja siitä, milloin ulkomaalainen on sijoitettu säilöönottoyksikköön ja milloin hän on poistunut sieltä, tietoja säilöönoton järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja säilöön otettujen ulkomaalaisten asianmukaisen kohtelun turvaamiseksi sekä tietoja säilöön otettua ulkomaalaista tapaamassa käyvistä ja muista säilöönottoyksikössä vierailevista henkilöistä ja muita tapaamiseen tai vierailuun liittyviä tietoja;
5. tietoa siitä, mihin kuntaan henkilö on osoitettu.

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset säilöönottoyksiköt voivat lisäksi käsitellä havaitsemiaan tai sille ilmoitettuja huomiotietoja, joiden voidaan olosuhteiden tai henkilön käyttäytymisen vuoksi perustellusti arvioida liittyvän rekisterinpitäjän toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassa oleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa tai päättää Suomen kansalaisuuden saamisesta ja menettämisestä taikka velvollisuuteen huolehtia palveluksessaan olevien työturvallisuudesta. Huomiotietoihin on liitettävä tieto tietojen antajasta tai tietolähteestä sekä arvio tämän luotettavuudesta ja tietojen oikeellisuudesta. Huomiotietoja ei käytetä päätöksenteon perusteena.

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset säilöönottoyksiköt käsittelevät lisäksi hakijan perheenjäsenten, samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja Suomessa olevien vastaanottajien henkilötietoja.

Maahanmuuttovirasto käsittelee erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vain, jos käsittely on käsittelytarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, tai ne koskevat henkilön terveyttä, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, tai ne ovat geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten.

Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan myös muille viranomaisille viranomaisen laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tarkemmin määritellyssä laajuudessa, jos tietojen luovutus perustuu suostumukseen tai luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada kyseisiä tietoja Maahanmuuttovirastolta.

Henkilötietoja siirretään kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille vain lainsäädännön asettamissa rajoissa. 

Jos salassapitosäännökset eivät estä, Maahanmuuttovirasto luovuttaa Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen V osaston 2 luvun nojalla annetuilla asetuksilla perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin henkilötietoja sen mukaan kuin mainituissa asetuksissa säädetään.

Tietojen säilytysaika

Jollei kansainvälisestä velvoitteesta tai laista muuta johdu, maahanmuuttohallinnon henkilötietolain perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan seuraavasti:

1. henkilön tunnistetiedoista asiakasnumero, nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ulkomainen henkilönumero, muu ulkomainen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus ja henkilön perhesuhdetiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua siitä, kun hän on kuollut tai saanut Suomen kansalaisuuden tai häneen liittyvien asioiden tiedot on poistettu;
2. muut kuin 1 kohdassa tarkoitetut henkilötiedot ja henkilöön liittyvien asioiden tiedot poistetaan viimeistään, kun oleskeluoikeuden päättymisestä tai viimeisimmän vireillä olleen asia viimeisestä tiedon merkitsemisestä on kulunut viisi vuotta;
3. erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot poistetaan heti kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi;
4. huomiotiedot poistetaan, kun tiedon merkitsemisestä on kulunut kuusi kuukautta.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä on saatettava tietojen poistamisen osalta lain mukaiseksi 31.8.2021 mennessä. Siirtymäaikana sovelletaan lain ulkomaalaisrekisteristä (19.12.1997/1270, muut.1215/2013) 9 § mukaisia tietojen poistamista koskevia säännöksiä.

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä säilöönottotoiminnassa

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä edustajatoiminnassa

Tietosuojaseloste vastaanoton potilasrekisteristä

Tietosuojaseloste maksukorttirekisteristä 

Vastaanoton potilasrekisteriin talletetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:ssä tarkoitetut potilasasiakirjat. Potilasasiakirjoihin talletettavista tiedoista ja niiden säilytysajoista noudatetaan mainitun lain 12 §:ssä ja sen nojalla annettuja säännöksiä.

Edellisten lisäksi säilöönottoyksikkö voi käsitellä henkilötietoja ja toimia rekisterinpitäjänä muissakin järjestelmissä tai rekistereissä. Näiden järjestelmien tai rekistereiden henkilötietojen käsittelystä saat tietoa säilöönottoyksiköstä.

Henkilötietojen käsittely kuntaan osoittamisessa

Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset käsittelevät henkilötietoja maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 1 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaisesti maahanmuuttajan kuntaan osoittamisen tarkoituksessa. Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -alakohdan mukaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 7 §:n mukaan Maahanmuuttovirasto sen alaiset vastaanottokeskukset käsittelevät yllä mainitussa tarkoituksessa 

• henkilön yksilöintitietoja, 
• perhesuhdetietoja, 
• edustajuustietoja, 
• osaamista kuvaavia tietoja ja 
• yhteystietoja sekä 
• tietoja matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain (301/2004) 96 §:n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista.

Maahanmuuttovirasto käsittelee lisäksi:

1. hakemuksesta, esityksestä, pyynnöstä tai ilmoituksesta taikka näiden vuoksi tehdystä tiedustelusta tai kuulemisesta ilmeneviä tietoja;
2. asian käsittely-, selvitys- ja päätöstietoja;
3. tietoja, jotka koskevat vastaanottopalveluita ja muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa, edustajan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka koskevat edustajaksi määräämistä, edustajan vapauttamista tehtävästään ja edustajantehtävän lakkaamista sekä edustajatoiminnan ohjauksessa, suunnittelussa ja valvonnassa tarvittavia tietoja;
4. tietoa siitä, mihin kuntaan henkilö on osoitettu.

Maahanmuuttovirasto voi lisäksi käsitellä havaitsemiaan tai sille ilmoitettuja huomiotietoja, joiden voidaan olosuhteiden tai henkilön käyttäytymisen vuoksi perustellusti arvioida liittyvän rekisterinpitäjän toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassa oleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa tai päättää Suomen kansalaisuuden saamisesta ja menettämisestä taikka velvollisuuteen huolehtia palveluksessaan olevien työturvallisuudesta. Huomiotietoihin on liitettävä tieto tietojen antajasta tai tietolähteestä sekä arvio tämän luotettavuudesta ja tietojen oikeellisuudesta. Huomiotietoja ei käytetä päätöksenteon perusteena.

Maahanmuuttovirasto käsittelee myös hakijan perheenjäsenten, samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja Suomessa olevien vastaanottajien henkilötietoja sekä ulkomaalaisen työntekijän palvelukseensa ottavan henkilötietoja.

Maahanmuuttovirasto käsittelee erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vain, jos käsittely on käsittelytarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, tai ne koskevat henkilön terveyttä, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, tai ne ovat geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten.

Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan myös muille viranomaisille viranomaisen laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tarkemmin määritellyssä laajuudessa, jos tietojen luovutus perustuu suostumukseen tai luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada kyseisiä tietoja Maahanmuuttovirastolta.

Henkilötietoja siirretään kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille vain lainsäädännön asettamissa rajoissa. 

Jos salassapitosäännökset eivät estä, Maahanmuuttovirasto luovuttaa Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen V osaston 2 luvun nojalla annetuilla asetuksilla perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin henkilötietoja sen mukaan kuin mainituissa asetuksissa säädetään.

Tietojen säilytysaika

Jollei kansainvälisestä velvoitteesta tai laista muuta johdu, maahanmuuttohallinnon henkilötietolain perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan seuraavasti:

1. henkilön tunnistetiedoista asiakasnumero, nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ulkomainen henkilönumero, muu ulkomainen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus ja henkilön perhesuhdetiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua siitä, kun hän on kuollut tai saanut Suomen kansalaisuuden tai häneen liittyvien asioiden tiedot on poistettu;
2. muut kuin 1 kohdassa tarkoitetut henkilötiedot ja henkilöön liittyvien asioiden tiedot poistetaan viimeistään, kun oleskeluoikeuden päättymisestä tai viimeisimmän vireillä olleen asia viimeisestä tiedon merkitsemisestä on kulunut viisi vuotta;
3. erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot poistetaan heti kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi;
4. huomiotiedot poistetaan, kun tiedon merkitsemisestä on kulunut kuusi kuukautta.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä on saatettava tietojen poistamisen osalta lain mukaiseksi 31.8.2021 mennessä. Siirtymäaikana sovelletaan lain ulkomaalaisrekisteristä (19.12.1997/1270, muut.1215/2013) 9 § mukaisia tietojen poistamista koskevia säännöksiä.

Vastaanoton potilasrekisteriin talletetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:ssä tarkoitetut potilasasiakirjat. Potilasasiakirjoihin talletettavista tiedoista ja niiden säilytysajoista noudatetaan mainitun lain 12 §:ssä ja sen nojalla annettuja säännöksiä.

Henkilötietojen käsittelystä kotouttamisessa saat lisätietoja kotouttamista edistäviä toimenpiteitä hoitavilta viranomaisilta (laki kotoutumisen edistämisestä 1386/2010)

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä vastaanottotoiminnassa

Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä edustajatoiminnassa

Tietosuojaseloste vastaanoton potilasrekisteristä

Sähköisen palautejärjestelmän tarkoituksena on ottaa vastaan palautteita, ideoita ja ehdotuksia. Järjestelmä kertoo asiakkaille, ettei palautteeseen kirjoiteta palautteenantajan henkilötietoja. Palautteet voi lähettää anonyymisti.

Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perustella. Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Palautejärjestelmään tallennetaan tiedot:

• asiakkaan lähettämästä palautteesta,
• asiakkaan puolesta järjestelmään kirjatusta palautteesta ja
• asiakkaan palautteessaan mahdollisesti ilmoittamista henkilötiedoista (nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasnumero)

Järjestelmään tallentuvat vain ne tiedot, jotka käyttäjä itse halutessaan ilmoittaa palautetta antaessaan. Asiakas voi halutessaan antaa palautetta myös anonyymisti. Lisäksi puhelimitse tai asiakaspalvelutiskillä annettu palaute voidaan asiakaspalvelijan toimesta kirjata järjestelmään asiakkaan puolesta.

Tietojen luovuttaminen: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika: Tiedot säilytetään tietojärjestelmien tietokannassa toiminnan ja raportoinnin kannalta tarpeellisen ajan. Tiedot poistetaan kuitenkin viimeistään vuoden kuluttua tallettamisesta. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tässä rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakasneuvonta ja -ohjaus. Asiakkaan ottaessa puhelimitse yhteyttä neuvontapalveluihin, puhelun alussa asiakkaalle kerrotaan tiedotteella puhelun tallentamisesta.

Maahanmuuttovirasto käyttää rekisterin tietoja palveluiden ja asiointikanavien suunnitteluun ja kehittämiseen sekä neuvonnan laadun varmistamiseen ja laillisuusvalvontaan.

Työnjohdolla, raportointivastaavalla ja järjestelmän pääkäyttäjillä on pääsy tallennettaviin tietoihin. Virkailijoiden pääsy puhelutallenteisiin on rajoitettu vain heidän itse hoitamiinsa puheluihin.

Asiakasyhteydenottojen käsittely ja tietojen luovutukseen liittyvä soittajan tunnistaminen perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan. 

Henkilötietoryhmät 

Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja neuvontatilanteessa syntyvät henkilö- tai yritystiedot.

Maahanmuuttoviraston neuvontapalveluun saapuvista ja lähtevistä sekä palveluissa hoidettavista yhteydenotoista rekisteröityvät seuraavat henkilöitä koskevat tunnistetiedot:

• Soittajan puhelinnumero tai sähköpostiosoite
• Virkailijan nimi ja puhelinnumero tai palvelun sähköpostiosoite

Yhteydenotot tallentuvat kokonaisuudessaan automaattisesti. Tietosisältönä ovat asiakkaan ilmoittamat tiedot, joita voivat olla esimerkiksi 

• nimi,
• syntymäaika, 
• henkilötunnus,
• asiakasnumero tai asian diaarinumero,
• kansalaisuus,
• asiointikieli,
• osoitetiedot, 
• puhelinnumero, 
• sähköpostiosoite, 
• asumistiedot, 
• perhetiedot, sekä
• muita asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot.

Tiedot voivat sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, joita ovat seuraavat henkilötiedot: 

• rodun tai etnisen alkuperän paljastavat tiedot,
• poliittisia mielipiteitä kuvaavat tiedot,
• uskonnollista tai filosofista vakaumusta koskevat tiedot,
• ammattiliiton jäsenyyttä kuvaavat tiedot,
• seksuaalista käyttäytymistä koskevat tiedot,
• terveydentilaa koskevat tiedot,
• geneettiset tiedot ja
• biometriset tiedot

Yhteydenoton tallentaminen puhelinpalvelussa alkaa, kun Maahanmuuttoviraston virkailija vastaa puheluun tai soittaa asiakkaalle. Tallentaminen päättyy, kun keskustelu päättyy. 

Tietolähteet

Tiedot saadaan soittajalta tai asiakkaalta puhelimitse.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Puhelutallenteita säilytetään yhden (1) vuoden ajan niiden tallentamisesta. Sähköpostit säilytetään kuuden kuukauden ajan viestin saapumisesta. Poistetut tiedot tuhotaan noudattaen asianmukaisia menetelmiä.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. 

Sinulla on oikeus pyynnöstä saada nähtäväksi tallennetut ja käsiteltävät henkilötiedot lähettämällä tietopyyntö tässä selosteessa osoitetulle rekisterinpitäjän edustajalle tai sähköpostitse viraston kirjaamoon osoitteeseen migri@migri.fi.

Et voi päästä katselemaan tietojasi suoraan Maahanmuuttoviraston järjestelmistä. Oikeuttasi saada pääsy henkilötietoihisi voidaan rajoittaa tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n tai julkisuuslain (621/1999) 11 §:n 2 momentin perusteella.

Oikeus tietojen oikaisemiseen tai täydentämiseen

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua kertomaan, mikä tieto on virheellinen ja perustelemaan virheellisyyden sekä miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.

Lähetä korjaamista tai täydentämistä koskeva pyyntö tässä selosteessa osoitetulle rekisterinpitäjän edustajalle tai sähköpostitse viraston kirjaamoon osoitteeseen migri@migri.fi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos olet ilmoittanut, että tietosi ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää myös niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes niiden paikkansapitävyys on varmistettu.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli haluat tehdä ilmoituksen henkilötietojesi käsittelyä koskevasta ongelmasta, ota ensisijaisesti yhteyttä tämän rekisterin rekisterinpitäjän tai Maahanmuuttoviraston edustajaan/tietosuojavastaavaan (yhteystiedot yllä). Sinulla on oikeus valittaa tietojesi käsittelystä myös valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi. 

Rekisterinpitäjä 

Maahanmuuttovirasto
PL 10, 00086 Maahanmuuttovirasto
Sähköposti migri@migri.fi 
Puhelinnumero 0295 430 431 (vaihde)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Pääkkönen
Asiakaspalvelupäällikkö
sari.paakkonen@migri.fi 
0295 430 431 (vaihde)

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sähköposti tietosuojavastaava@migri.fi
Puhelinnumero 0295 430 431 (vaihde) 

Päivitämme verkkosivua. Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa (615/2020) tuli voimaan 1.9.2020.

Ajanvarausjärjestelmän tietosuojaseloste

Maahanmuuttovirasto pyytää vuosittain Digi -ja väestötietovirastoa poimimaan Väestötietojärjestelmästä tiedot kyseisenä vuonna 18 vuotta täyttävistä Suomen kansalaiseksi merkityistä henkilöistä, joille on väestötietojärjestelmään merkitty osoite, josta henkilö tavoitetaan. Poimintaan ei oteta henkilöitä, joilla on ollut kotikunta Suomessa yhteensä vähintään seitsemän vuotta. Henkilölle, jonka tiedot on saatu kyseisellä poiminnalla, annetaan ohje siitä, miten hänen tulee menetellä, jotta hän voisi säilyttää Suomen kansalaisuuden 22 vuotta täyttäessään. Ohje annetaan sinä vuonna, jona henkilö täyttää 18 vuotta.

Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja sekä kansalaisuuden säilyttämisestä tiedottamisen tarkoituksessa, että niistä olosuhteista tiedottamisen tarkoituksessa, joiden vallitessa henkilö menettää Suomen kansalaisuuden suoraan lain nojalla täyttäessään 22 vuotta.

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -alakohdan mukaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Kyse on kansalaisuuslain 37 §:n 2 momentissa rekisterinpitäjälle säädetystä tehtävästä tiedottaa Suomen kansalaisuuden menettämisuhasta ja kansalaisuuden säilyttämismahdollisuudesta. 

Käsiteltävät tiedot: Henkilöiden tiedottamiseksi Maahanmuuttovirastossa käsittelee seuraavia henkilön yksilöintitietoja: 

• henkilötunnus, 
• nimi, 
• väestörekisteriviranomaisen koodi
• osoite Suomessa tai ulkomailla (vakinainen, tilapäinen tai postiosoite), 
• viimeisimmät muuttopäivät,
• eri osoitteiden mahdolliset alkupäivät ja päättymispäivät sekä
• äidinkieli.

Maahanmuuttovirasto käsittelee erikseen niiden henkilöiden tiedot, joilla on osoitetiedon turvakielto ja joilla ei ole kyseistä turvakieltoa.

Tietojen luovuttaminen: Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika: Henkilötiedot hävitetään asianmukaisesti asiakaskirjeiden lähettämisen jälkeen.

Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja Maahanmuuttoviraston asiakas- ja sidosryhmäviestinnän ja -tutkimusten toteuttamisen tarkoituksessa. 

Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perusteella. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.

Tallennetut tiedot: Kaikki tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen luovuttaminen: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika: Tiedot poistetaan rekisteristä henkilön omasta pyynnöstä tai kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole. Rekisterin sisältö ja ajantasaisuus tarkastetaan vähintään joka kolmas vuosi. 

Asiakas- ja sidosryhmäviestinnän ja -tutkimusten tietosuojaseloste

Maahanmuuttoviraston tiedotteet on mahdollista tilata verkkosivuilta suoraan sähköpostiin. Tilatessaan tiedotteen asiakas antaa luvan tallentaa yhteystietonsa tiedotteiden lähettämistä varten. Tiedot kirjautuvat Maahanmuuttoviraston tietojärjestelmään tai ne kirjaa viraston henkilökunta. 

Viestinnän lehdistötiedotteiden jakelulistan tarkoituksena on välittää sähköpostitse Maahanmuuttoviraston lehdistötiedotteita ja tapahtumakutsuja medioille sekä muille henkilöille, jotka ovat tilanneet lehdistötiedotteet. Kerättyjä yhteystietoja voidaan käyttää myös muuhun Maahanmuuttoviraston viestintään. Viestintä perustuu henkilön suostumukseen.

Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perusteella. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen. 

Tallennetut tiedot: Viestinnän lehdistötiedotteiden jakelulistaan tallennetaan seuraavat tiedot asiakkaasta:

• tilaajan nimi 
• tilaajan edustama organisaatio, jos sellainen on ilmoitettu 
• tilaajan sähköpostiosoite

Tietojen luovuttaminen: Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

Tietojen säilytysaika: Tiedot poistetaan rekisteristä henkilön omasta pyynnöstä tai kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole. Lehdistötiedotteiden jakelulistan sisältö ja ajantasaisuus tarkastetaan lisäksi joka kolmas vuosi.

Päivitämme verkkosivua. Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa (615/2020) tuli voimaan 1.9.2020.