Tietosuoja
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
- Asiakirjajulkisuuskuvaus: Miten Maahanmuuttovirastossa oleva tieto on järjestetty
- Asiakirja- ja tietopyynnöt
Yhteystiedot
Maahanmuuttovirasto
Käyntiosoite: Opastinsilta 12 A, 00520, Helsinki
Postiosoite: PL 10, 00086 Helsinki
migri@migri.fi
0295 430 431 (vaihde)
Tietosuojavastaava
Maahanmuuttoviraston tietosuojavastaavana toimii Katariina Lehtola.
Yhteystiedot:
Käyntiosoite: Opastinsilta 12 A, 00520, Helsinki
Postiosoite: PL 10, 00086 Maahanmuuttovirasto
puh. 0295 430 431 (vaihde)
s-posti: tietosuojavastaava@migri.fi
Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja Maahanmuuttovirastossa
Henkilötiedot ovat tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Kuten esimerkiksi
- nimi
- osoite
- puhelinnumero
- asian diaarinumero
- asiakasnumero.
Tietosuoja ohjaa henkilötietojen käsittelyä ja turvaa henkilön yksityisyyden suojan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötietojen käsittelyä on kaikki henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta henkilötietojen poistamiseen, myös katselu.
Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja vain perustellusta syystä. Tietoja tarvitaan esimerkiksi lakisääteiseen asiankäsittelyyn oleskeluasioissa, kansalaisuusasioissa, kansainvälistä suojelua ja kansainvälistä suojelua hakevien vastaanottoa koskevissa asioissa, kuten jäljempänä on tarkemmin selvitetty. Joidenkin palveluiden käyttö on vapaaehtoista. Henkilötietoja käsitellään myös esimerkiksi henkilöstö- tai talousasioita hoidettaessa.
Henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa annetun lain (615/2020)* 3 §:ssä ja 5 §:ssä on tietoa ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän (UMA) muista rekisterinpitäjistä. Näiden muiden rekisterinpitäjien henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta saat tietoa kultakin rekisterinpitäjältä.
* Myöhemmin maahanmuuttohallinnon henkilötietolaki.
Käyttäjän oikeudet ja henkilötietojen tarkistaminen
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta tallennamme ja kuka käsittelee tietojasi. Lisäksi voit tarkistaa sinusta keräämämme tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle. Lue lisää sivulta Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet.
Jos tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä Maahanmuuttovirastossa, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaan.
Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo Tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta löydät lisätietoa tietosuojaoikeuksistasi: tietosuoja.fi
Lisää tietoa:
- Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 (eur-lex.europa.eu)
- Tietosuojalaki 5.12.2018/1050 (finlex.fi)
- Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa 615/2020 (finlex.fi)
Käsiteltävät henkilötiedot
Maahanmuuttovirasto ja sen alaiset vastaanottokeskukset sekä säilöönottoyksiköt käsittelevät henkilötietoja maahanmuuttohallinnon henkilötietolain (615/2020) 1 §:n 1 momentin 1, 2, 3, 4 ja 5 kohdan mukaisesti. Tietoja käsitellään
- päätöksenteon ja valvonnan tarkoituksessa.
- kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan vastaanoton, ihmiskaupan uhrien auttamisen sekä ilman huoltajaa olevan lapsen edustajatoiminnan tarkoituksissa osana vastaanottotoimintaa sekä näiden ohjauksen, suunnittelun ja valvonnan tarkoituksissa.
- ulkomaalaisen säilöönottoyksikköön sijoittamisen, ulkomaalaisen säilöönottoyksikössä kohtelun sekä säilöönottoyksikön järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämisen tarkoituksissa.
- maahanmuuttajan kuntaan osoittamisen tarkoituksessa.
Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -alakohdan mukaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.
Maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 7 §:n mukaan Maahanmuuttovirasto käsittelee
- henkilön yksilöintitietoja,
- perhesuhdetietoja,
- edustajuustietoja,
- osaamista kuvaavia tietoja ja
- yhteystietoja sekä
- tietoja matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain (301/2004) 96 §:n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista.
Kun asiankäsittelyn vuoksi on perusteltua, Maahanmuuttovirasto käsittelee:
hakemuksesta, esityksestä, pyynnöstä tai ilmoituksesta taikka näiden vuoksi tehdystä tiedustelusta tai kuulemisesta ilmeneviä tietoja;
- asian käsittely-, selvitys- ja päätöstietoja;
- tietoja, jotka koskevat vastaanottopalveluita ja muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa, edustajan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka koskevat edustajaksi määräämistä, edustajan vapauttamista tehtävästään ja edustajantehtävän lakkaamista sekä edustajatoiminnan ohjauksessa, suunnittelussa ja valvonnassa tarvittavia tietoja;
- tietoja siitä, milloin ulkomaalainen on sijoitettu säilöönottoyksikköön ja milloin hän on poistunut sieltä, tietoja säilöönoton järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja säilöön otettujen ulkomaalaisten asianmukaisen kohtelun turvaamiseksi sekä tietoja säilöön otettua ulkomaalaista tapaamassa käyvistä ja muista säilöönottoyksikössä vierailevista henkilöistä ja muita tapaamiseen tai vierailuun liittyviä tietoja;
- tietoa siitä, mihin kuntaan henkilö on osoitettu.
- Maahanmuuttovirasto voi käsitellä myös havaitsemiaan tai sille ilmoitettuja huomiotietoja, joiden voidaan olosuhteiden tai henkilön käyttäytymisen vuoksi perustellusti arvioida liittyvän Maahanmuuttoviraston toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassa oleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa tai päättää Suomen kansalaisuuden saamisesta ja menettämisestä taikka velvollisuuteen huolehtia palveluksessaan olevien työturvallisuudesta. Huomiotietoihin on liitettävä tieto tietojen antajasta tai tietolähteestä sekä arvio tämän luotettavuudesta ja tietojen oikeellisuudesta. Maahanmuuttovirasto ei käytä huomiotietoja päätöksenteon perusteena.
Maahanmuuttovirasto käsittelee myös hakijan perheenjäsenten, samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja Suomessa olevien vastaanottajien henkilötietoja sekä ulkomaalaisen työntekijän palvelukseensa ottavan henkilötietoja.
Maahanmuuttovirasto käsittelee erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vain, jos käsittely on käsittelytarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, tai ne koskevat henkilön terveyttä, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, tai ne ovat geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten.
Maahanmuuttovirasto käsittelee myös oleskelulupahakemusta, oleskelulupakorttihakemusta ja unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukorttihakemusta sekä muukalaispassi ja pakolaisen matkustusasiakirjahakemusta varten otettuja sormenjälkiä.
Maahanmuuttovirasto käsittelee ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmään tallentamiaan tietoja muuhunkin kuin alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, jos tiedot ovat välttämättömiä Maahanmuuttoviraston lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi, siten kuin laissa erikseen määrätään.
Henkilötietoja luovutetaan myös muille viranomaisille viranomaisen laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tarkemmin määritellyssä laajuudessa, jos luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada kyseisiä tietoja Maahanmuuttovirastolta.
Henkilötietoja siirretään kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille vain lainsäädännön asettamissa rajoissa.
Jos salassapitosäännökset eivät estä, Maahanmuuttovirasto luovuttaa Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen V osaston 2 luvun nojalla annetuilla asetuksilla perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin henkilötietoja sen mukaan kuin mainituissa asetuksissa säädetään.
Jollei kansainvälisestä velvoitteesta tai laista muuta johdu, maahanmuuttohallinnon henkilötietolain perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan seuraavasti:
- henkilön tunnistetiedoista asiakasnumero, nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ulkomainen henkilönumero, muu ulkomainen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus ja henkilön perhesuhdetiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua siitä, kun hän on kuollut tai saanut Suomen kansalaisuuden tai häneen liittyvien asioiden tiedot on poistettu;
- muut kuin 1 kohdassa tarkoitetut henkilötiedot ja henkilöön liittyvien asioiden tiedot poistetaan viimeistään, kun oleskeluoikeuden päättymisestä tai viimeisimmän vireillä olleen asia viimeisestä tiedon merkitsemisestä on kulunut viisi vuotta;
- erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot poistetaan heti kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi;
- huomiotiedot poistetaan, kun tiedon merkitsemisestä on kulunut kuusi kuukautta.
Vastaanottotoiminta ja säilöönotto
Turvapaikanhakija-asiakas saa Henkilötietojen käsittely vastaanottotoiminnassa -esitteen vastaanottokeskuksessa annettavan alkuinfon yhteydessä. Esitteessä kerrotaan selkeästi ja läpinäkyvästi vastaanottotoiminnassa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä yleisellä tasolla ja annetaan rekisteröidylle tarvittavat tiedot hänelle kuuluvista rekisteröidyn oikeuksista ja ohjeistusta lisätietojen hakemiseen.
Vastaanottotoiminnan sekä ihmiskaupanuhrien auttamisen osalta Maahanmuuttovirasto ja Maahanmuuttoviraston alaiset vastaanottokeskukset sekä säilöönottoyksiköt toimivat rekisterinpitäjinä ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän (myöhemmin UMA) lisäksi vastaanoton potilasrekisterissä ja maksukorttirekisterissä. Edellisten lisäksi Maahanmuuttoviraston vastaanottokeskuksissa ja säilöönottoyksiköissä on tallentava kameravalvonta, vierailijarekisteri ja mahdollisesti muita järjestelmiä tai rekistereitä, joissa henkilötietoja käsitellään vastaanottokeskuksen ja säilöönottoyksikön lakisääteisiin tehtäviin perustuen.
Käytännössä henkilötietojen käsittely liittyy majoituksen, vastaanotto- ja käyttörahan, sosiaali- ja terveyspalvelujen, työ- ja opintotoiminnan sekä muun vastaanottoon kuuluvan toiminnan järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja valvontaan. Tietoja voidaan käsitellä myös turvapaikanhakijoiden vastaanoton suunnittelussa, järjestämisessä, toteuttamisessa, tilastoinnissa, seurannassa ja valvonnassa. Tietojen käsittely voi tapahtua sekä sähköisesti että manuaalisesti paperimuodossa.
Potilasrekisteriin rekisteröidään kaikki vastaanottokeskukseen ja säilöönottoyksikköön rekisteröidyt ja ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmään otetut henkilöt, jotka hakevat ja saavat terveydenhoitopalveluja. Potilasrekisterissä henkilö- ja potilastietoja käsitellään alkuterveystarkastusten ja muiden terveyden hoitoon liittyvien terveydenhuollon toimenpiteiden yhteydessä, joita vastaanottokeskuksen/säilöönottoyksikön hoitaja tai sen lukuun (ns. ostopalvelut) terveydenhuoltopalveluja tuottava hoitoyksikkö tekee. Tietoja voidaan käsitellä myös terveydenhuollon toiminnan suunnittelussa, järjestämisessä, toteuttamisessa, tilastoinnissa, seurannassa ja valvonnassa.
Vastaanoton potilasrekisteriin talletetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:ssä tarkoitetut potilasasiakirjat. Potilasasiakirjoihin talletettavista tiedoista ja niiden säilytysajoista noudatetaan mainitun lain 12 §:ssä ja sen nojalla annettuja säännöksiä.
Vastaanottotoiminnassa toimii Maahanmuuttoviraston vastaanottokeskusten ohella myös muita vastaanottokeskuksia, joista kukin vastaa rekisterinpidosta tallentamiensa tietojen osalta rekisterinpitäjinä. Henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta näissä organisaatioissa saat tietoa kultakin rekisterinpitäjältä.
Vastaanottokeskus saa aluksi henkilötiedot turvapaikkahakemuksen vastaanottaneelta viranomaiselta. Vastaanottokeskuksessa henkilötietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja tiedot täydentyvät vastaanottotoiminnan eri vaiheissa. Jos asiakas siirtyy vastaanottokeskuksesta toisen vastaanottokeskuksen asiakkaaksi, saa uusi keskus henkilötiedot edellisestä keskuksesta ja henkilö- ja potilastietojen käsittelyä jatketaan uudessa keskuksessa.
Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä vastaanottotoiminnassa (pdf)
Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä edustajatoiminnassa (pdf)
Tietosuojaseloste maksukorttirekisteristä (enfuce.com)
Henkilötietojen käsittely vastaanottopalveluissa infolomake (pdf)
Henkilötietoja käytetään myös toiminnan kehittämiseen ja neuvontaan
Palautelomakkeen tarkoituksena on ottaa vastaan palautteita, ideoita ja ehdotuksia. Lomake kertoo asiakkaille, ettei palautteeseen kirjoiteta palautteenantajan henkilötietoja. Palautteet voi lähettää myös anonyymisti.
Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perustella. Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.
Palautteet tallentuvat Webropol-sovellukseen.
Sovellukseen tallennetaan tiedot
- asiakkaan lähettämästä palautteesta,
- asiakkaan puolesta järjestelmään kirjatusta palautteesta ja
- asiakkaan palautteessaan mahdollisesti ilmoittamista henkilötiedoista (nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasnumero)
Järjestelmään tallentuvat vain ne tiedot, jotka käyttäjä itse halutessaan ilmoittaa palautetta antaessaan. Asiakas voi halutessaan antaa palautetta myös anonyymisti. Lisäksi puhelimitse tai asiakaspalvelutiskillä annettu palaute voidaan asiakaspalvelijan toimesta kirjata järjestelmään asiakkaan puolesta.
Tietojen säilytysaika: Tiedot säilytetään tietojärjestelmien tietokannassa toiminnan ja raportoinnin kannalta tarpeellisen ajan. Henkilötiedot poistetaan kuitenkin viimeistään vuoden kuluttua tallettamisesta.
Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja Maahanmuuttoviraston asiakas- ja sidosryhmäviestinnän ja -tutkimusten toteuttamisen tarkoituksessa.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perusteella. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.
Tallennetut tiedot: Kaikki tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Tietojen luovuttaminen: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysaika: Tiedot poistetaan rekisteristä henkilön omasta pyynnöstä tai kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole. Rekisterin sisältö ja ajantasaisuus tarkastetaan vähintään joka kolmas vuosi.
Asiakas- ja sidosryhmäviestinnän ja -tutkimusten tietosuojaseloste (pdf)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tässä rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakasneuvonta ja -ohjaus. Asiakkaan ottaessa puhelimitse yhteyttä neuvontapalveluihin, puhelun alussa asiakkaalle kerrotaan tiedotteella puhelun tallentamisesta. Neuvontapalveluun voi olla yhteydessä myös sähköpostitse.
Maahanmuuttovirasto käyttää rekisterin tietoja palveluiden ja asiointikanavien suunnitteluun ja kehittämiseen sekä neuvonnan laadun varmistamiseen ja laillisuusvalvontaan.
Työnjohdolla, raportointivastaavalla ja järjestelmän pääkäyttäjillä on pääsy tallennettaviin tietoihin. Virkailijoiden pääsy puhelutallenteisiin on rajoitettu vain heidän itse hoitamiinsa puheluihin.
Asiakasyhteydenottojen käsittely ja tietojen luovutukseen liittyvä soittajan tunnistaminen perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan.
Henkilötietoryhmät
Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja neuvontatilanteessa syntyvät henkilö- tai yritystiedot.
Maahanmuuttoviraston neuvontapalveluun saapuvista ja lähtevistä sekä palveluissa hoidettavista yhteydenotoista rekisteröityvät seuraavat henkilöitä koskevat tunnistetiedot:
- Soittajan puhelinnumero tai sähköpostiosoite
- Virkailijan nimi ja puhelinnumero tai palvelun sähköpostiosoite
Yhteydenotot tallentuvat kokonaisuudessaan automaattisesti. Tietosisältönä ovat asiakkaan ilmoittamat tiedot, joita voivat olla esimerkiksi
- nimi,
- syntymäaika,
- henkilötunnus,
- asiakasnumero tai asian diaarinumero,
- kansalaisuus,
- asiointikieli,
- osoitetiedot,
- puhelinnumero,
- sähköpostiosoite,
- asumistiedot,
- perhetiedot, sekä
- muita asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot.
Tiedot voivat sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, joita ovat seuraavat henkilötiedot:
- rodun tai etnisen alkuperän paljastavat tiedot,
- poliittisia mielipiteitä kuvaavat tiedot,
- uskonnollista tai filosofista vakaumusta koskevat tiedot,
- ammattiliiton jäsenyyttä kuvaavat tiedot,
- seksuaalista käyttäytymistä koskevat tiedot,
- terveydentilaa koskevat tiedot,
- geneettiset tiedot ja
- biometriset tiedot
Yhteydenoton tallentaminen puhelinpalvelussa alkaa, kun Maahanmuuttoviraston virkailija vastaa puheluun tai soittaa asiakkaalle. Tallentaminen päättyy, kun keskustelu päättyy.
Tietolähteet
Tiedot saadaan soittajalta tai asiakkaalta puhelimitse.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Puhelutallenteita säilytetään yhden (1) vuoden ajan niiden tallentamisesta. Sähköpostit säilytetään kuuden kuukauden ajan viestin saapumisesta. Poistetut tiedot tuhotaan noudattaen asianmukaisia menetelmiä.
Muut palvelukanavat
Henkilötietoja käsitellään Lain henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa (615/2020) mukaisesti.
Tässä rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ajan varaaminen Maahanmuuttoviraston palvelupisteeseen, ajanvaraukseen liittyvä ohjeistaminen ja ajanvaraukseen liittyvät yhteydenotot asiakkaaseen sekä virkailijoiden ajanvarausvuorojen suunnittelu ja hallinnointi.
Maahanmuuttovirasto käyttää rekisterin tietoja asiakkaiden palvelemiseen sekä palveluiden ja asiointikanavan suunnitteluun ja kehittämiseen.
Käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite perustuu seuraaviin
säädöksiin:
- Ulkomaalaislaki (301/2004)
- Kansalaisuuslaki (359/2003)
- Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa (615/2020)
Henkilötietoryhmät
Maahanmuuttoviraston ajanvarausjärjestelmään rekisteröityvät seuraavat henkilöitä koskevat tunnistetiedot:
- Nimi
- Kansalaisuus
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Yhteystieto (joko puhelinnumero tai sähköpostiosoite)
- Toimipiste, jossa asiakas asioi
- Varattavan asian tyyppi
- Virkailijan nimi, toimipiste ja sähköpostiosoite.
Tietosisältönä on lisäksi ajan varaajan ilmoittamat tiedot, joita voivat olla esimerkiksi henkilön yksilöintitiedot:
- Asiakasnumero
- Henkilötunnus
- Virkailijan puhelinnumero sekä poissaolo ja sen syy.
Tiedot voivat sisältää myös muita henkilön omasta aloitteesta ilmoittamia henkilötietoja.
Tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkaalta verkkopalvelusta.
Virkailijaa koskevat tiedot saadaan viraston työnjohdollisissa tehtävissä toimivilta.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Maahanmuuttovirasto ei siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään yhden (1) vuoden ajan niiden
tallentamisesta. Poistetut tiedot arkistoidaan/tuhotaan noudattaen
asianmukaisia menetelmiä.
Kamu-chatbot mahdollistaa jonopaikan tarkastamisen ja asiakasohjeisiin tutustumisen chat-muodossa. Kamu-chatbotin kautta on mahdollista myös keskustella asiakasneuvojan kanssa, jos Maahanmuuttovirasto tarjoaa chat-asiakaspalvelua.
Chat-palvelussa ei käsitellä henkilötietoja. Chat-palvelu ei vaadi tunnistautumista, ja vastausten tietosisältö on koottu kaikille tarjolla olevista julkisista lähteistä. Asiakkaille on laadittu ohjeistus chat-palvelun käytöstä; asiakkaalta ei kysytä mitään henkilökohtaisia tietoja eikä asiakas pysty hoitamaan chatissä henkilökohtaisia asioitaan.
Maahanmuuttoviraston chat-palvelua voi käyttää
- migri.fi-sivustolla
- EnterFinland.fi-sivustolla
- Patentti- ja rekisterihallituksen prh.fi/en/-sivuston kautta (englanniksi)
- JobsInFinland.fi-sivuston kautta (englanniksi)
- WorkInFinland.com-sivuston kautta (englanniksi).
Chat-keskustelut tallennetaan, jotta Maahanmuuttovirasto voi varmistaa palvelun laadun ja asiakkaille annettavien vastausten oikeellisuuden sekä kehittää toimintaa. Tallenteita voidaan käyttää myös Maahanmuuttoviraston asiakaspalvelun parantamiseen tähtäävässä koulutuksessa ja ohjeistuksen sisällön suunnittelussa.
Chatbot-järjestelmään tallennetaan:
- asiakkaan ja automatisoidun chatbotin / chat-asiakaspalvelijan välinen keskustelu kokonaisuudessaan
- chat-keskustelun alkamisaika ja kesto
- asiakkaan laitteen tyyppi (tietokone, älypuhelin tai tablet-tietokone)
- millä sivustolla asiakas oli, kun chat-keskustelu alkoi
- asiakkaan mahdollisesti antama palaute chat-keskustelusta.
Jos asiakas vastoin ohjeistusta syöttää järjestelmään henkilötietomuotoisia tietoja (esim. 123456-abcd, 123456, 01.01.1900), ko. tiedot poistetaan automaattisesti ilman tallentamista, mutta muilta osin keskustelu tallennetaan. Myös asiakkaisen jonopaikan tarkastamista varten syöttämät diaarinumerot poistetaan tiedoista automaattisesti.
Tietojen luovuttaminen: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysaika: Chat-tallenteita säilytetään enintään kaksi vuotta, minkä jälkeen ne hävitetään.
Viestintä
Maahanmuuttovirasto pyytää vuosittain Digi -ja väestötietovirastoa poimimaan Väestötietojärjestelmästä tiedot kyseisenä vuonna 18 vuotta täyttävistä Suomen kansalaiseksi merkityistä henkilöistä, joille on väestötietojärjestelmään merkitty osoite, josta henkilö tavoitetaan. Poimintaan ei oteta henkilöitä, joilla on ollut kotikunta Suomessa yhteensä vähintään seitsemän vuotta. Henkilölle, jonka tiedot on saatu kyseisellä poiminnalla, annetaan ohje siitä, miten hänen tulee menetellä, jotta hän voisi säilyttää Suomen kansalaisuuden 22 vuotta täyttäessään. Ohje annetaan sinä vuonna, jona henkilö täyttää 18 vuotta.
Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja sekä kansalaisuuden säilyttämisestä tiedottamisen tarkoituksessa, että niistä olosuhteista tiedottamisen tarkoituksessa, joiden vallitessa henkilö menettää Suomen kansalaisuuden suoraan lain nojalla täyttäessään 22 vuotta.
Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -alakohdan mukaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Kyse on kansalaisuuslain 37 §:n 2 momentissa rekisterinpitäjälle säädetystä tehtävästä tiedottaa Suomen kansalaisuuden menettämisuhasta ja kansalaisuuden säilyttämismahdollisuudesta.
Käsiteltävät tiedot
Henkilöiden tiedottamiseksi Maahanmuuttovirastossa käsittelee seuraavia henkilön yksilöintitietoja:
- henkilötunnus,
- nimi,
- väestörekisteriviranomaisen koodi
- osoite Suomessa tai ulkomailla (vakinainen, tilapäinen tai postiosoite),
- viimeisimmät muuttopäivät,
- eri osoitteiden mahdolliset alkupäivät ja päättymispäivät sekä
- äidinkieli.
Maahanmuuttovirasto käsittelee erikseen niiden henkilöiden tiedot, joilla on osoitetiedon turvakielto ja joilla ei ole kyseistä turvakieltoa.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot hävitetään asianmukaisesti asiakaskirjeiden lähettämisen jälkeen.
Maahanmuuttoviraston tiedotteet on mahdollista tilata verkkosivuilta suoraan sähköpostiin. Tilatessaan tiedotteen asiakas antaa luvan tallentaa yhteystietonsa tiedotteiden lähettämistä varten. Tiedot kirjautuvat Maahanmuuttoviraston tietojärjestelmään tai ne kirjaa viraston henkilökunta.
Viestinnän lehdistötiedotteiden jakelulistan tarkoituksena on välittää sähköpostitse Maahanmuuttoviraston lehdistötiedotteita ja tapahtumakutsuja medioille sekä muille henkilöille, jotka ovat tilanneet lehdistötiedotteet. Kerättyjä yhteystietoja voidaan käyttää myös muuhun Maahanmuuttoviraston viestintään. Viestintä perustuu henkilön suostumukseen.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perusteella. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.
Tallennetut tiedot
Viestinnän lehdistötiedotteiden jakelulistaan tallennetaan seuraavat tiedot asiakkaasta:
- tilaajan nimi
- tilaajan edustama organisaatio, jos sellainen on ilmoitettu
- tilaajan sähköpostiosoite
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.
Tietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan rekisteristä henkilön omasta pyynnöstä tai kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole. Lehdistötiedotteiden jakelulistan sisältö ja ajantasaisuus tarkastetaan lisäksi joka kolmas vuosi.
Työnhakuun liittyvät asiat
Henkilötietoja käsitellään Maahanmuuttoviraston sisäisissä ja ulkoisissa rekrytoinneissa. Henkilötietoja käytetään työhakemusten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä valintapäätöksen tekemiseen ja hakijoiden informointiin.
Käsittely perustuu työnhakijoiden suostumukseen. Hakijasta käsitellään seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, maa ja puhelinnumero
- koulutus ja työkokemus
- kielitaito
- rekrytointiprosessiin liittyvät eri toimenpiteet (esimerkiksi esivalinta, haastattelut ja soveltuvuusarvioinnit)
- hakemuksen tila -tiedot
- muut hakijan ilmoittamat tiedot (esimerkiksi ansioluettelo, hakukirje, osaaminen, muut liitteet)
- hakemusten käsittelyyn liittyvät, käsittelijöiden kirjaamat tiedot.
Maahanmuuttovirasto käyttää työnhaussa valtiolle.fi-verkkosivuja. Lue valtiolle.fi-sivuston tietosuojaseloste (Valtiolle.fi). Rekrytointeihin liittyvistä tiedoista arkistoitavat tiedot (nimityspäätökset, muistiot, henkilötietoilmoitukset, yhteenveto hakijoista, valittujen hakemukset) tallennetaan Acta-asianhallintajärjestelmään. Henkilöistä voidaan tehdä turvallisuusselvitys. Lue lisää turvallisuusselvityksestä Suojelupoliisin sivuilta (supo.fi).
Työnhakuun liittyviä asioita ohjaa laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), valtion virkamieslaki (750/1994) ja turvallisuusselvityslaki (726/2014).
Tietolähteet
Henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa annetun lain 1 §:ssä mainituissa tarkoituksissa käsiteltäviä tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään rekisteröidyn ja tai hänen laillisen edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella. Lisäksi henkilön tietoja saadaan viranomaisilta ja muilta tahoilta lain perusteella. Laissa rajataan miltä viranomaisilta mitäkin tietoja saadaan ja mihin tarkoitukseen näitä tietoja voidaan käyttää.
Näiden lisäksi tietoja voidaan saada seuraavista lähteistä:
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilta,
- Eläketurvakeskukselta,
- Kansaneläkelaitokselta,
- Kunnan sosiaaliviranomaiselta,
- Liikenteen turvallisuusvirastolta,
- Oikeusrekisterikeskukselta,
- Opetushallitukselta,
- Oppilaitoksilta,
- Patentti- ja rekisterihallitukselta,
- Poliisihallitukselta ja suojelupoliisilta,
- Pääesikunnalta,
- Rajavartiolaitokselta,
- Rikosseuraamuslaitokselta,
- Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolta,
- Säilöönottoyksiköiltä,
- Syyttäjälaitokselta,
- Tapaturmavakuutuskeskukselta,
- Tullilta,
- Tuomioistuimilta,
- Työ- ja elinkeinotoimistoilta,
- Työllisyysrahastolta,
- Ulkoasiainhallinnolta,
- Ulosottoviranomaiselta,
- Vastaanotto- ja järjestelykeskuksilta,
- Verohallinnolta sekä
- Digi- ja väestötietovirastolta.
Maahanmuuttovirasto voi lisäksi hankkia tietoa julkisista lähteistä, kuten avoimilta internet-sivustoilta ja avoimista rekistereistä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 1 §:ssä mainituissa tarkoituksissa kerättyjä rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan myös muille viranomaisille viranomaisen laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tarkemmin määritellyssä laajuudessa, jos luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada kyseisiä tietoja Maahanmuuttovirastolta.
Maahanmuuttovirasto saa luovuttaa käsiteltäviä henkilötietoja muun muassa:
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksille,
- Hätäkeskuslaitokselle,
- Kansaneläkelaitokselle ja kunnan sosiaaliviranomaiselle,
- Kansanterveyslaitokselle,
- Poliisihallitukselle ja suojelupoliisille,
- Puolustusvoimille,
- Oppilaitoksille,
- Oikeusaputoimistoille,
- Rajavartiolaitokselle,
- Säilöönottoyksiköille,
- Turvapaikanhakijoiden ja ihmiskaupan uhrien vastaanoton järjestämisestä vastaavalle asianomaiselle ministeriölle,
- Työ- ja elinkeinoministeriölle,
- Työ- ja elinkeinotoimistoille,
- Työsuojeluviranomaiselle,
- Vastaanotto- ja järjestelykeskuksille sekä
- Digi- ja väestötietovirastolle.
Muukalaispassi- ja pakolaisen matkustusasiakirjahakemusta varten kerättyjä sormenjälkiä saavat käyttää Maahanmuuttovirasto, poliisi, Rajavartiolaitos ja Tulli silloin kun se hoitaa rajatarkastusviranomaisen tehtäviä sekä ulkoasiainhallinto.
Oleskelulupahakemusta, oleskelulupakorttihakemusta ja unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukorttihakemusta varten otettuja sormenjälkiä saavat käyttää Maahanmuuttovirasto, poliisi, rajatarkastusviranomainen sekä Suomen edustusto.
Maahanmuuttoviraston sopimuskumppanit, joiden kanssa Maahanmuuttovirasto on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti, käsittelevät henkilötietoja Maahanmuuttoviraston lukuun vain määriteltyihin käsittelytarkoituksiin.
Lisäksi Maahanmuuttovirasto saa luovuttaa henkilötietoja Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin sen mukaan kuin tietojärjestelmien perustamista koskevissa asetuksissa säädetään.