Hyppää sisältöön

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Maahanmuuttoviraston velvollisuus ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta perustuu lakiin julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), eli tiedonhallintalakiin.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on antaa yleiskuvaus siitä, miten Maahanmuuttovirastossa oleva tieto on järjestetty ja auttaa tietopyynnön tekemisessä.

Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerromme:

  • mikä on viranomaisen asiakirja
  • mitä asiakirjoja Maahanmuuttovirastossa on
  • millaisia tietojärjestelmiä ja tietoaineistoja Maahanmuuttovirastossa on
  • millä hakutekijöillä tietoa voidaan järjestelmissä hakea
  • miten voit tehdä tietopyynnön Maahanmuuttovirastoon
  • mistä saat tarvittaessa lisätietoja

Asiakirja ja viranomaisen asiakirja

Asiakirjan käsite määritellään arkistolaissa (831/1994) ja viranomaisen asiakirjalaissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), eli julkisuuslaissa. 

Viranomaisen asiakirjoja Maahanmuuttovirastossa voivat olla esimerkiksi

  • viraston virkamiesten laatimat asiakirjat, kuten päätökset ja lausunnot
  • asiakkaan asian käsittelyä varten toimittamat asiakirjat, kuten lisäselvitykset ja hakemukset
  • virastoon sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitetut asiakirjat, kuten lausuntopyynnöt

Viranomaisen asiakirjoja eivät ole esimerkiksi

  • asiakirjat, jotka on laadittu tai hankittu viraston sisäistä työskentelyä varten, esimerkiksi muistiinpanot koulutuksista ja vapaamuotoiset viestit
  • viranomaiselle löytötavarana toimitetut asiakirjat

Oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoista

Julkisuusperiaatteen mukaan Maahanmuuttoviraston asiakirjat ovat julkisia, jos ei julkisuuslaissa tai muissa laeissa toisin säädetä. Asiakirja voi olla myös salassa pidettävä, ja salassapidon täytyy perustua aina lakiin. Esimerkiksi ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmään (UMA) tallennettavista tiedoista suuri osa on salassa pidettäviä tietoja, koska ne voivat sisältää esimerkiksi salassa pidettäviä henkilötietoja.

Kuka tahansa voi pyytää tiedon Maahanmuuttoviraston julkisesta asiakirjasta. Sinulla voi olla oikeus saada tieto myös salassa pidettävistä asiakirjoista. Oikeus saada tietoa koskee esimerkiksi tilanteita, joissa kyseinen tieto koskee omaa asiaasi eikä laissa ole estettä tiedon saannille. Jos pyytämäsi asiakirja on salassa pidettävä, oikeutesi saada tieto asiakirjasta varmistetaan tapauskohtaisesti. Pyyntöä ei tarvitse perustella.

Lue lisää tietopyynnön tekemisestä.

Tietojärjestelmät ja tietoaineistot Maahanmuuttovirastossa

Maahanmuuttovirastossa käytettäviä tietojärjestelmiä ovat muun muassa ACTA-asianhallintajärjestelmä ja ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä UMA. Tietoaineistoilla tarkoitetaan laajoja tietokokonaisuuksia, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen fyysisellä tai loogisella tavalla. Tietoaineistoja säilytetään tietojärjestelmissä tai arkistossa. 

Maahanmuuttovirastolla ei ole käytössä avoimia teknisiä rajapintoja. Maahanmuuttovirasto tarjoaa verkkosivuillaan tilastotieto- ja maatietoraportteja vapaasti käytettäväksi. 

Lue lisätietoja saatavilla olevista tilastoista ja raporteista.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä UMA

Maahanmuuttoviraston asiakkaat ja asiakkaiden asioiden käsittelyä koskevat asiakirjat rekisteröidään ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä UMA:an. UMA:sta löytyviä tietoaineistoja ovat esimerkiksi erilaisten hakemusten käsittelytiedot, vastaanottopalveluita koskevat tiedot, ulkomaalaisten säilöönottoa koskevat tiedot ja asiakastiedot, kuten selvitykset ja henkilötiedot. 

Maahanmuuttovirasto toimii UMA:ssa rekisterinpitäjänä niissä tiedoissa, jotka Maahanmuuttovirasto omistaa. Maahanmuuttovirasto toimii lisäksi henkilötietojen käsittelijänä muiden rekisterinpitäjien lukuun muun muassa silloin, kun se toteuttaa rekisteröidyn omiin tietoihin pääsyä, henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja arkistoimista siten kuin siitä on sovittu rekisterinpitäjän kanssa.

Tietoja voidaan hakea UMA:sta esimerkiksi seuraavilla hakutekijöillä:

  • diaarinumero
  • henkilön nimi
  • henkilötunnus
  • työnantaja 
  • asiaryhmä, esimerkiksi kansalaisuus, oleskelulupa tai kansainvälinen suojelu 

ACTA-asianhallintajärjestelmä

Maahanmuuttoviraston hallinnolliset asiat rekisteröidään ACTA-asianhallintajärjestelmään. Hallinnollisten asioiden asiarekisteristä löytyviä tietoaineistoja ovat esimerkiksi:

  • pyydettävät lausunnot
  • saapuvat kantelut ja selvityspyynnöt
  • hallintokantelut
  • hankinta-asiat
  • lokitietopyynnöt
  • rekisteritietojen tarkastuspyynnöt
  • ohjeet

Tietoja voidaan hakea Actasta esimerkiksi seuraavilla hakutekijöillä:

  • diaarinumero
  • asian valmistelija
  • tehtävä, kuten kansalaiskirjeet tai hallintokantelut
  • vapaa sanahaku

Tellus-maatietoportaali

Tellukseen kootaan lähtömaatietoa, eli valtion oloja käsittelevää tietoa, viraston päätöksenteon ja muiden sidosryhmien tarpeisiin. Tietovarannot on jaoteltu maantieteellisesti. 

Tietoja voidaan hakea Telluksesta esimerkiksi seuraavilla hakutekijöillä:

  • valtio
  • julkaisija
  • teema
  • sanahaku
  • aineistohaku

Maahanmuuttovirasto tarjoaa verkkosivuillaan maatietoraportteja vapaasti käytettäväksi.

Vastaanoton potilasrekisteri (Mediatri)

Vastaanoton potilasrekisteriin rekisteröidään kaikki vastaanottokeskukseen, Ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmään tai säilöönottoyksikköön rekisteröidyt henkilöt, jotka hakevat ja saavat terveydenhoitopalveluja. Potilasrekisterissä henkilö- ja potilastietoja käsitellään alkuterveystarkastusten ja muiden terveydenhoitoon liittyvien terveydenhuollon toimenpiteiden yhteydessä, joita vastaanottokeskuksen hoitaja tai vastaanottokeskuksen tai säilöönottoyksikön hankkima hoitoyksikkö tekee.

Terveystietoja koskevat asiakirjat eivät ole julkisia.

Granite-riskienhallintajärjestelmä 

Granite -järjestelmään rekisteröidään muun muassa Maahanmuuttovirastossa ilmeneviä riski- ja häiriötilanteita. Järjestelmään rekisteröitävät tiedot liittyvät Maahanmuuttoviraston riskienhallintaan ja laillisuusvalvontaan. 

Tiedot eivät ole julkisia, sillä ne voivat sisältää salassa pidettäviä tietoja turvajärjestelyistä tai salassa pidettäviä henkilötietoja.

Maksukorttirekisteri

Vastaanottokeskus, järjestelykeskus tai säilöönottoyksikkö antaa maksukortin käyttöön kansainvälistä suojelua hakevalle, tilapäistä suojelua saavalle tai Ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmässä olevalle henkilölle sekä heidän vastaavalla statuksella oleville puolisoilleen vastaanottorahan, käyttörahan tai ansiotulon maksamista varten. Maksukorttirekisteriä käytetään maksukortteihin liittyvien suunnittelu-, toteutus- ja valvontatoimenpiteiden yhteydessä.

Tiedot eivät ole julkisia.

Tietopyyntö Maahanmuuttovirastoon

Voit tehdä asiakirjaa koskevan tietopyynnön lähettämällä pyynnön Maahanmuuttovirastoon

  • sähköpostitse osoitteeseen [email protected]
  • faksilla numeroon 0295 411 720 tai
  • kirjeitse osoitteeseen PL 10, 00086 Maahanmuuttovirasto

Jos sähköpostiviestisi sisältää henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja (esimerkiksi henkilötunnus tai asiakasnumero), suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia

Katso tarkemmat ohjeet tietopyynnön tekemiseen.

Asiaan liittyvät lait:

Yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa (615/2020)

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Valtion maksuperustelaki (150/1992)