Dataskydd

Enligt 7 § i migrationsförvaltningens personuppgiftslag behandlar Migrationsverket 

• personers identifieringsuppgifter, 
• uppgifter om familjeförhållandena, 
• uppgifter om företrädare, 
• uppgifter som beskriver kunnande, 
• kontaktuppgifter samt 
• uppgifter om resedokument och det kort över ett anhängigt ansökningsärende som avses 96 § i utlänningslagen (301/2004).

När det på grund av handläggningen av ett ärende är motiverat behandlar Migrationsverket:

1. uppgifter som framgår av en ansökan, framställning, begäran eller anmälan eller av förfrågningar eller höranden som gjorts på grund av dessa,
2. uppgifter om behandling och utredning av samt beslut i ärenden,
3. uppgifter som gäller mottagningstjänster och annan verksamhet som hör till mottagningen, företrädares identifierings- och kontaktuppgifter, uppgifter som gäller förordnande av företrädare, befriande av företrädare från sitt uppdrag och upphörande av företrädaruppdraget samt uppgifter som behövs vid styrning, planering och övervakning av företrädarverksamheten,
4. uppgifter om när en utlänning har placerats i en förvarsenhet och när han eller hon har lämnat den, uppgifter som behövs för ordnande, planering, genomförande, uppföljning av tagandet i förvar och för tryggande av ett korrekt bemötande av utlänningar som tagits i förvar samt uppgifter om personer som besöker utlänningar som tagits i förvar och om andra personer som besöker förvarsenheten och övriga uppgifter som gäller besöket,
5. uppgifter om till vilken kommun en person har anvisats.

Migrationsverket får dessutom behandla uppgifter om iakttagelser gjorda av eller anmälda till Migrationsverket som utifrån omständigheterna eller en persons beteende med fog kan bedömas anknyta till Migrationsverkets behörighet att övervaka att förutsättningarna för personens inresa och vistelse i landet uppfylls eller behörighet att besluta om förvärv eller förlust av finskt medborgarskap, eller som med fog kan bedömas anknyta till Migrations skyldighet att sörja för arbetarskyddet för sina anställda. Till uppgifterna om iakttagelser ska det fogas uppgift om vem som lämnat uppgifterna eller on informationskällan samt en bedömning av uppgiftslämnarens eller informationskällans tillförlitlighet och uppgifternas riktighet. Migrationsverket använder inte uppgifter om iakttagelser som grund för beslut.

Migrationsverket behandlar dessutom personuppgifter som avser familjemedlemmar och personer som bor i samma hushåll samt personuppgifter som avser mottagare i Finland och personuppgifter som avser dem som anställer en utländsk arbetstagare.

Migrationsverket behandlar uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter endast om behandlingen är nödvändig med tanke på behandlingsändamålet. Sådana personuppgifter avslöjar personens ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening eller gäller personens hälsa, sexualliv eller sexuella läggning eller består av genetiska eller biometriska uppgifter för att identifiera en person.

Migrationsverket behandlar också fingeravtryck som tagits av den som ansöker om uppehållstillstånd, uppehållstillståndskort eller uppehållskort för unionsmedborgares familjemedlemmar samt främlingspass och resedokument för flykting.

Migrationsverket behandlar uppgifter som verket registrerat i ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden även för andra ändamål än det ursprungliga behandlingsändamålet, om uppgifterna är nödvändiga för att Migrationsverket ska kunna utföra sina lagstadgade uppgifter på det sätt som särskilt definieras i lagen. 

Personuppgifter lämnas även ut till andra myndigheter för fullgörandet av denna myndighets lagstadgade uppgift i en närmare angiven omfattning, om mottagaren av uppgifterna som lämnas ut har lagstadgad rätt att erhålla dessa uppgifter från Migrationsverket. 

Personuppgifter överförs till tredjeländer eller internationella organisationer endast inom de gränser som lagstiftningen tillåter. 

Om sekretessbestämmelserna inte hindrar det får Migrationsverket till Europeiska unionens gemensamma informationssystem, vilka inrättats genom förordningar som antagits med stöd av avdelning V kapitel 2 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, lämna ut personuppgifter enligt vad som föreskrivs i de förordningarna.

Om inte något annat följer av internationella förpliktelser eller av lag, raderas personuppgifter som behandlats med stöd av migrationsförvaltningens personuppgiftslag enligt följande:

1. av identifikationsuppgifterna för en person ska kundnummer, namn, födelsetid, personbeteckning, utländsk personbeteckning, någon annan utländsk beteckning för identifiering av personen, medborgarskap och uppgifter om personens familjeband raderas tio år efter att personen har avlidit eller fått finskt medborgarskap eller uppgifterna om ärenden i anknytning till personen har raderats,
2. andra personuppgifter än de som avses i 1 punkten och uppgifter om ärenden som anknyter till en person ska raderas senast fem år efter att uppehållsrätten upphörde eller den sista uppgiften antecknades i det sista anhängiga ärendet,
3. personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter ska raderas genast när de inte längre behövs,
4. uppgifter om iakttagelser ska raderas sex månader efter att de antecknades.

I fråga om mottagningsverksamheten och hjälpen till offer för människohandel fungerar Migrationsverket och de förläggningar och förvarsenheter som lyder under Migrationsverket som personuppgiftsansvariga i ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden samt i mottagningsverksamhetens patientregister och betalkortsregister. Utöver det ovan nämnda har Migrationsverkets förläggningar och förvarsenheter inspelande kameraövervakning, besökarregister och eventuellt andra system eller register där personuppgifter behandlas med stöd av förläggningens och förvarsenhetens lagstadgade uppgifter.

I praktiken har behandlingen av personuppgifter anknytning till inkvartering, mottagnings- och brukspenning, social- och hälsovårdstjänster, arbets- och studieverksamhet samt övrig organisering, planering, genomförande, uppföljning och övervakning inom mottagningsverksamheten. Uppgifter kan också behandlas för att planera, ordna, genomföra, statistikföra, följa upp och övervaka mottagandet av asylsökande. Uppgifterna kan behandlas både elektroniskt och manuellt i pappersform.

I patientregistret registreras alla som registrerats på en förläggning eller förvarsenhet och som upptagits i hjälpsystemet för offer för människohandel vilka söker och får hälso- och sjukvårdstjänster. I patientregistret behandlas person- och patientuppgifter i samband med inledande hälsoundersökningar och andra hälso- och sjukvårdsåtgärder som utförs av en sjukskötare vid en förläggning/förvarsenhet eller av en vårdenhet som producerar hälsovårdstjänster för förläggningens/förvarsenhetens räkning (s.k. köptjänster). Uppgifter kan också behandlas för att planera, ordna, genomföra, statistikföra, följa upp och övervaka hälsovårdsverksamhet.

I mottagningens patientregister lagras de journalhandlingar som avses i 12 § i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). I fråga om de uppgifter som ska antecknas i journalhandlingarna samt hur länge dessa ska förvaras iakttas bestämmelserna i 12 § och bestämmelser som utfärdats med stöd av paragrafen.

I mottagningsverksamheten deltar förutom Migrationsverkets förläggningar även andra förläggningar, vilka för sin del i egenskap av personuppgiftsansvarig ansvarar för registerföring av de uppgifter de registrerar. Respektive personuppgiftsansvarig ger information om behandlingen av personuppgifter och dataskyddet i dessa organisationer.

Till en början får förläggningen personuppgifterna av den myndighet som tagit emot asylansökan. Vid förläggningen behandlas personuppgifter i olika datasystem och uppgifterna kompletteras i olika skeden av mottagningsverksamheten. Om en kund flyttas från en förläggning till en annan, får den nya förläggningen personuppgifterna från den tidigare förläggningen och behandlingen av person- och patientuppgifter fortsätter vid den nya förläggningen.

Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i mottagningsverksamheten (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i företrädarverksamheten (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för betalkortsregistret (enfuce.com) (på finska)
Informationsblankett om behandling av personuppgifter i mottagningstjänsterna (pdf) (på finska)

Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i verksamhet som gäller förvarstagande (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i företrädarverksamheten (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för patientregistret för asylsökande (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för betalkortsregistret (enfuce.com) (på finska)

Syftet med responsblanketten är att ta emot respons, idéer och förslag. Blanketten informerar kunden om att hans eller hennes personuppgifter inte registreras i anslutning till responsen. Respons kan också skickas anonymt.

Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas.

Responsen sparas i Webropol-appen.

I appen sparas uppgifter om:

• respons från kunden,
• respons som registrerats i systemet på kundens vägnar och
• personuppgifter (namn, födelsetid, personbeteckning, e-postadress, telefonnummer, kundnummer) som kunden eventuellt har uppgett i sin respons.

Endast de uppgifter som användaren själv vill uppge i sin respons sparas i systemet. Om kunden så vill kan han eller hon även ge respons anonymt. Dessutom kan respons som lämnats per telefon eller vid kundservicedisken föras in i systemet av en kundservicerepresentant på kundens vägnar.

Uppgifternas förvaringstid: Uppgifterna sparas i it-systemens databas för den tid det är nödvändigt för verksamheten och rapporteringen. Personuppgifterna avförs dock senast ett år efter att de har lagrats. 

Migrationsverket behandlar personuppgifter i syfte att genomföra kund- och intressentkommunikation och -undersökningar. 

Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på kundens samtycke.

Uppgifter som sparas: All uppgifter som sparas fås från den registrerade själv.

Utlämnande av uppgifter: Uppgifter lämnas i regel inte ut till någon utanför Migrationsverket. Uppgifterna överförs inte heller till parter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Uppgifternas förvaringstid: Uppgifterna avförs ur registret på personens egen begäran eller när det inte längre finns någon ändamålsenlig grund för att spara uppgifterna. Registrets innehåll och uppgifternas aktualitet granskas minst vart tredje år.

Dataskyddsbeskrivning för kommunikation och undersökningar angående kunder och intressentgrupper (pdf)

Syftet med behandlingen av personuppgifter och den rättsliga grunden

Syftet med behandlingen av personuppgifterna i detta register är kundrådgivning och -handledning. När en kund kontaktar rådgivningstjänsterna per telefon, informeras kunden i början av samtalet om att samtalet spelas in. Rådgivningstjänsten kan också kontaktas per e-post.

Migrationsverket använder uppgifterna i registret för planering och utveckling av tjänster och servicekanaler samt för kvalitetssäkring av rådgivningen och för laglighetsövervakning.

Arbetsledningen, den rapporteringsansvariga och systemets huvudanvändare har tillgång till de uppgifter som registreras. Tjänstemännens tillgång till inspelningar av telefonsamtal är begränsad endast till samtal som tjänstemännen själva sköter.
Hanteringen av kundkontakter och identifieringen av uppringaren för utlämnande av uppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679).

Kategorier av personuppgifter

I registret sparas de person- eller företagsuppgifter som kunden själv har uppgett och som uppstår i rådgivningssituationen.

Följande identifieringsuppgifter om en person registreras för kontakter som tas emot av och utgår från Migrationsverkets rådgivningstjänst eller som sköts i tjänsten:

• Uppringarens telefonnummer eller e-postadress
• Tjänstemannens namn och telefonnummer eller tjänstens e-postadress

Kontakterna sparas i sin helhet automatiskt. Datainnehållet är de uppgifter som kunden uppgett, till exempel 

• namn,
• födelsetid, 
• personbeteckning,
• kundnummer eller ärendets diarienummer,
• nationalitet,
• kontaktspråk,
• adressuppgifter, 
• telefonnummer, 
• e-postadress, 
• uppgifter om boende, 
• uppgifter om familj, samt
• uppgifter om andra ärende- och kontaktsituationer.

Uppgifterna kan innehålla uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, dvs. följande personuppgifter: 

• uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung,
• uppgifter som beskriver politiska åsikter,
• uppgifter om religiös eller filosofisk övertygelse,
• uppgifter som beskriver medlemskap i fackförbund,
• uppgifter om sexuellt beteende,
• uppgifter om hälsotillstånd,
• genetiska uppgifter och
• biometriska uppgifter.

Registreringen av kontakten i telefontjänsten börjar när en tjänsteman vid Migrationsverket svarar på ett samtal eller ringer upp en kund. Registreringen upphör när samtalet avslutas.

Informationskällor

Uppgifterna fås av uppringaren eller kunden per telefon.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut till någon utanför Migrationsverket.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifterna överförs inte till parter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Tid för lagring av personuppgifter

Inspelningar av telefonsamtal sparas i ett (1) år efter att de spelats in. E-postmeddelanden sparas i sex månader efter att meddelandet tagits emot. Avförda uppgifter förstörs enligt en lämplig metod.

Syftet med behandlingen av personuppgifterna i detta register är tidsbokning till Migrationsverkets serviceställe, anvisningar med anknytning till tidsbokning och kundkontakt i anslutning till tidsbokning samt planering och administration av tjänstemännens tidsbokningsturer. Migrationsverket använder uppgifterna i registret för att betjäna kunder samt för att planera och utveckla tjänsterna och servicekanalen.

Behandlingen grundar sig på fullgörandet av den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse enligt artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679). Den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse utgår från följande författningar:

• Utlänningslagen (301/2004)
• Medborgarskapslagen (359/2003)
• Lagen om behandling av personuppgifter i migrationsförvaltningen (615/2020)

Kategorier av personuppgifter

Följande identifieringsuppgifter om personer registreras i Migrationsverkets tidsbokningssystem:

• Namn
• Medborgarskap
• Födelsetid
• Kön
• Kontaktuppgift (antingen telefonnummer eller e-postadress)
• Verksamhetsställe där kunden uträttar ärenden
• Typ av ärende som bokas
• Tjänstemannens namn, verksamhetsställe och e-postadress.

Uppgifterna innehåller dessutom uppgifter som tidsbokaren uppgett, vilka kan vara till exempel identifieringsuppgifter om personen:

• Kundnummer
• Personbeteckning
• Tjänstemannens telefonnummer samt frånvaro och frånvaroorsak

Uppgifterna kan också innehålla andra personuppgifter som personen uppgett på eget initiativ.

Informationskällor

Uppgifter om kunden fås från webbtjänsten.

Uppgifter om tjänstemannen fås från personer i arbetsledaruppgifter vid Migrationsverket.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut till någon utanför Migrationsverket.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Migrationsverket överför inte uppgifter från detta register utanför EU eller EES.

Förvaringstid för personuppgifter

De personuppgifter som behandlas förvaras i ett (1) år efter att de registrerats. Avförda uppgifter arkiveras/förstörs med iakttagande av lämpliga metoder.

I registret samlas personuppgifter för att du ska kunna använda Migrationsverkets webbtjänst Enter Finland. Enter Finland använder uppgifterna i registret när du loggar in i Enter Finland och använder tjänsten.

Du kan använda tjänsten i ett ärende som gäller

• din egen ansökan
• ditt minderåriga barns ansökan
• ansökan för ett minderårigt barn som du lagligen företräder
• ansökan för en utlänning som du lagligen företräder.

Om du upptäcker att uppgifterna i ditt användarkonto eller ditt dokumentutkast är bristfälliga eller felaktiga kan du själv komplettera eller korrigera dem:

• I Enter Finland kan du alltid komplettera eller korrigera
  • dina kontaktuppgifter (dvs. ditt telefonnummer och din e-postadress)
  • uppgifter i ditt utkast till ansökan eller ett annat dokumentutkast.
• Om du använder svag autentisering, dvs. loggar in på ditt konto med användarnamn och lösenord, kan du också komplettera eller korrigera dina identifieringsuppgifter (dvs. ditt för- och efternamn och din födelsetid) 
  • Om du använder stark autentisering, dvs. loggar in på ditt konto till exempel med finska bankkoder och felet gäller dina identifieringsuppgifter, ska du kontakta Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (dvv.fi).
• I Enter Finland kan du skicka en begäran om rättelse till Migrationsverket om felet eller ändringen gäller
  • en ansökan eller ett dokument som du skickat
  • ett dokument som Migrationsverket har skickat till dig i Enter Finland.

Kategorier av uppgifter som behandlas i anslutning till användarkontot i Enter Finland är

• dina identifieringsuppgifter, dvs. åtminstone ditt förnamn, efternamn, födelsedatum och användarkontots tekniska identifieringskod samt, beroende på din situation, din personbeteckning, ditt studentnummer och ditt kundnummer 
• uppgifter om dina familjeförhållanden
• dina kontaktuppgifter
• logguppgifter som visar när du använde användarkontot eller gjorde ändringar i kontots uppgifter.

Behandlingen av personuppgifterna i ditt användarkonto grundar sig på  artikel 6 b i dataskyddsförordningen (behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att verkställa ett avtal där den registrerade är part).

De personuppgifter som ska behandlas fås av den registrerade själv, dvs. av dig. Uppgifter lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket och Migrationsverket överför inte uppgifter sparade i detta register till länder utanför EU eller EES.

Om du inte längre behöver ditt användarkonto kan du begära att Migrationsverket raderar kontot. Migrationsverket raderar inte ditt användarkonto om du har lämnat en ansökan i Enter Finland men ännu inte fått något beslut eller om beslutet inte har vunnit laga kraft. När ditt användarkonto raderas, raderas alla uppgifter på ditt konto och alla dina dokument som ännu är utkast. Migrationsverket utplånar uppgifterna på det raderade användarkontot och i de raderade dokumentutkasten på ändamålsenligt sätt.

Kategorier av uppgifter som behandlas i anslutning till dokumentutkast är

• identifieringsuppgifter om sökanden, dvs. dig, ditt barn eller en person du lagligen företräder
• sökandens kontaktuppgifter
• uppgifter om sökandens resedokument
• uppgifter om sökandens familjeförhållanden och familjemedlemmars personuppgifter
• andra personers personuppgifter, om de bor i samma hushåll som sökanden eller kommer att bo i samma hushåll som sökanden i Finland
• särskilda personuppgifter om sökanden, om det är nödvändigt när ansökan behandlas
• logguppgifter som visar när du skapade, fyllde i och gjorde ändringar i ett dokumentutkast
• uppgifter som beskriver din kompetens, om din ansökan gäller arbete i Finland
• din arbetsgivares personuppgifter, om du ansöker om uppehållstillstånd på grund av arbete.

Behandlingen av personuppgifter i dina dokumentutkast grundar sig på artikel 6 a (den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas) och artikel 6 b (behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part) i dataskyddsförordningen. Behandlingen av eventuella särskilda personuppgifter i dokumentutkasten grundar sig på artikel 9.2a i dataskyddsförordningen (den registrerade har uttryckligen lämnat sitt samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter).

Om du är myndig fås de personuppgifter som behandlas i dokumentutkastet av den registrerade själv, dvs. av dig. Om du är minderårig eller om du sköter ett ärende för ett minderårigt barns räkning fås de personuppgifter som behandlas i dokumentutkastet av 

• den registrerade själv, dvs. barnet
• den registrerades, dvs. barnets, vårdnadshavare
• den person som lagligen företräder den registrerade, dvs. barnet.

Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Migrationsverket överför inte heller uppgifter som sparats i detta register till länder utanför EU eller EES.

Uppgifterna i dokumentutkastet utplånas ur registret när något av följande villkor uppfylls:

• Du raderar själv ditt dokumentutkast.
• Du slutför utkastet och skickar dokumentet till Migrationsverket.
• Du har inte redigerat utkastet under de senaste sex (6) månaderna.
• Du begär att Migrationsverket raderar ditt användarkonto.

Migrationsverket förstör uppgifterna i de raderade dokumentutkasten på ändamålsenligt sätt.

När du skickar ett dokument till Migrationsverket ändras grunden för behandlingen av dina personuppgifter och praxis för utlämnande och förvaring. Läs mer om dataskyddet för skickade dokument.

Använder din arbetsgivare, ditt biträde eller din företrädare Enter Finland?

• Om du ansöker om uppehållstillstånd på grund av arbete kan dina personuppgifter också behandlas i arbetsgivarens Enter Finland. 
• Om du har ett biträde eller en företrädare kan dina personuppgifter och andra uppgifter som du meddelat också behandlas i Enter Finland för biträden och företrädare

Andra som eventuellt behandlar dina personuppgifter

• Om du betalar behandlingsavgiften för ansökan på nätet meddelar Migrationsverket din e-postadress till betalningsförmedlingstjänsten Paytrail.
• Om Migrationsverket fattar ett positivt beslut om din ansökan kan verket beställa ett uppehållstillståndskort eller ett uppehållskort till dig. Då meddelar Migrationsverket dina personuppgifter som ska finnas på kortet till korttillverkaren.
• Korttillverkaren kan på Migrationsverkets begäran skicka korten direkt till distributionsföretaget. Då meddelar Migrationsverket dina kontaktuppgifter till korttillverkaren och distributionsföretaget.
• Om du ansöker om uppehållstillstånd för tillväxtföretagare och begär ett utlåtande av Business Finland, behandlas dina personuppgifter av Migrationsverket, men även av Business Finland (businessfinland.fi).

I registret sparas personuppgifter som behandlas när du använder Migrationsverkets webbtjänst Enter Finland i följande situationer:

• din arbetstagare ansöker om uppehållstillstånd på grund av arbete
• det företag eller samfund du representerar ansöker om certifiering av arbetsgivare
• du gör en arbetstagaranmälan.

Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen(den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas).

Om du upptäcker att uppgifterna i ditt användarkonto eller ditt dokumentutkast är bristfälliga eller felaktiga kan du komplettera eller korrigera

• dina kontaktuppgifter själv i webbtjänsten Enter Finland
• dina identifieringsuppgifter, som till exempel ditt namn, genom att kontakta Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (dvv.fi).
• identifieringsuppgifterna för det företag eller samfund du representerar genom att kontakta Patent- och registerstyrelsen (prh.fi). 

Kategorier av uppgifter som behandlas i anslutning till användarkontot i Enter Finland är

• identifieringsuppgifter som gäller dig och ett eventuellt företag eller samfund som du representerar
• uppgifter som beskriver din kompetens eller ställning
• kontaktuppgifter
• logguppgifter som visar när du använde användarkontot eller gjorde ändringar i kontots uppgifter.

Behandlingen av personuppgifterna i ditt användarkonto grundar sig på  artikel 6 b i dataskyddsförordningen (behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att verkställa ett avtal där den registrerade är part).

De personuppgifter som ska behandlas fås av de registrerade själva, dvs. av dig och din arbetstagare. Uppgifter lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket och Migrationsverket överför inte uppgifter sparade i detta register till länder utanför EU eller EES. 

Om du inte längre behöver ditt användarkonto kan du begära att Migrationsverket raderar kontot. När ditt användarkonto raderas, raderas alla uppgifter på ditt konto och alla dina dokument som ännu är utkast. Migrationsverket utplånar uppgifterna på det raderade användarkontot och i de raderade dokumentutkasten på ändamålsenligt sätt.

Kategorier av personuppgifter som behandlas i anslutning till dokumentutkast är

• uppgifter som gäller identifieringen av dig
• dina kontaktuppgifter
• uppgifter som beskriver din kompetens eller ställning
• personuppgifter, kontaktuppgifter och uppgifter om kompetens eller ställning för en arbetstagare som det företag eller samfund du representerar har anställt
• logguppgifter som visar när du skapade, fyllde i och gjorde ändringar i ett dokumentutkast.

Behandlingen av personuppgifter i dina dokumentutkast grundar sig på artikel 6 a (den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas) och artikel 6 b (behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part) i dataskyddsförordningen.

De personuppgifter som ska behandlas fås av den registrerade själv, dvs. av dig. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Migrationsverket överför inte heller uppgifter som sparats i detta register till länder utanför EU eller EES.

Uppgifterna i dokumentutkastet utplånas ur registret när något av följande villkor uppfylls:

• Du raderar själv ditt dokumentutkast.
• Du slutför utkastet och skickar dokumentet till Migrationsverket.
• Du har inte redigerat utkastet under de senaste sex (6) månaderna.
• Du begär att Migrationsverket raderar ditt användarkonto.

Migrationsverket utplånar uppgifterna i de raderade dokumentutkasten på ändamålsenligt sätt.

När du skickar ett dokument till Migrationsverket ändras grunden för behandlingen av dina personuppgifter och praxis för utlämnande och förvaring. Läs mer om dataskyddet för skickade dokument.

Andra som eventuellt behandlar dina personuppgifter

• Om du betalar behandlingsavgiften för ansökan på nätet meddelar Migrationsverket din e-postadress till betalningsförmedlingstjänsten Paytrail.

Personuppgifter samlas i registret för att du ska kunna använda Migrationsverkets webbtjänst Enter Finland när du är ombud, biträde, intressebevakare eller företrädare för en klient vid Migrationsverket.

Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen(den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas).

Om du upptäcker att uppgifterna i ditt användarkonto eller ditt dokumentutkast är bristfälliga eller felaktiga kan du komplettera eller korrigera

• dina kontaktuppgifter själv i webbtjänsten Enter Finland
• dina identifieringsuppgifter, som till exempel ditt namn, genom att kontakta Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (dvv.fi).

Kategorier av uppgifter som behandlas i anslutning till användarkontot i Enter Finland är

• identifieringsuppgifter som gäller dig
• dina kontaktuppgifter
• identifieringsuppgifter om den klient du biträder eller företräder
• logguppgifter som visar när du använde användarkontot eller gjorde ändringar i kontots uppgifter.

Behandlingen av personuppgifterna i ditt användarkonto grundar sig på  artikel 6 b i dataskyddsförordningen (behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att verkställa ett avtal där den registrerade är part).

De personuppgifter som ska behandlas fås av den registrerade själv, dvs. av dig. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Migrationsverket överför inte heller uppgifter som sparats i detta register till länder utanför EU eller EES.

Om du inte längre behöver ditt användarkonto kan du begära att Migrationsverket raderar kontot. När ditt användarkonto raderas, raderas alla uppgifter på ditt konto och alla dina dokument som ännu är utkast. Migrationsverket utplånar uppgifterna på det raderade användarkontot och i de raderade dokumentutkasten på ändamålsenligt sätt.

Kategorier av personuppgifter som behandlas i anslutning till dokumentutkast är

• identifieringsuppgifter som gäller dig
• dina kontaktuppgifter
• identifieringsuppgifter om den klient du biträder eller företräder, uppgifter som beskriver kompetensen, kontaktuppgifter, uppgifter om familjeförhållanden, personuppgifter om klientens familjemedlemmar och uppgifter om klientens resedokument
• personuppgifterna för din klients arbetsgivare om din klient ansöker om uppehållstillstånd på grund av arbete
• logguppgifter som visar när du skapade, fyllde i och gjorde ändringar i ett dokumentutkast.

Behandlingen av personuppgifter i dina dokumentutkast grundar sig på artikel 6 a (den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas) och artikel 6 b (behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part) i dataskyddsförordningen. Behandlingen av eventuella särskilda personuppgifter i dokumentutkasten grundar sig på artikel 9.2a i dataskyddsförordningen (den registrerade har uttryckligen lämnat sitt samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter).

Personuppgifterna som ska behandlas fås av

• den registrerade själv, dvs. av dig
• den registrerades biträde eller företrädare, dvs. av dig.

Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Migrationsverket överför inte heller uppgifter som sparats i detta register till länder utanför EU eller EES.

Uppgifterna i dokumentutkastet utplånas ur registret när något av följande villkor uppfylls:

• Du raderar själv ditt dokumentutkast.
• Du slutför utkastet och skickar dokumentet till Migrationsverket.
• Du har inte redigerat utkastet under de senaste sex (6) månaderna.
• Du begär att Migrationsverket raderar ditt användarkonto.

Migrationsverket utplånar uppgifterna i de raderade dokumentutkasten på ändamålsenligt sätt.

När du skickar ett dokument till Migrationsverket ändras grunden för behandlingen av dina personuppgifter och praxis för utlämnande och förvaring. Läs mer om dataskyddet för skickade dokument.

De kategorier av personuppgifter som behandlas i anslutning till din biträdda eller företrädda klients dokument är

• identifieringsuppgifter om dig och din klient
• kontaktuppgifter för dig och din klient
• uppgifter som beskriver din klients kompetens
• uppgifter om din klients resedokument
• uppgifter om din klients familjeförhållanden och personuppgifterna för klientens familjemedlemmar
• personuppgifter för övriga personer om de bor eller kommer att bo i samma hushåll som din klient i Finland
• personuppgifterna för din klients arbetsgivare om din klient ansöker om uppehållstillstånd på grund av arbete
• din klients särskilda personuppgifter, om det är nödvändigt när klientens ansökan behandlas.

Personuppgifterna som ska behandlas fås av

• de registrerade själva, dvs. av dig och din klient
• den registrerades biträde eller företrädare, dvs. av dig
• av Migrationsverket.

Uppgifter lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket och Migrationsverket överför inte uppgifter till länder utanför EU eller EES.

Du har tillgång till din klients dokument tills något av följande villkor uppfylls:

• Den fullmakt du lämnat till Migrationsverket gäller inte längre.
• Ett annat biträde eller en annan företrädare meddelar Migrationsverket på lämpligt sätt att han eller hon är din klients nya biträde eller företrädare.
• Din klient meddelar Migrationsverket att du inte längre är klientens biträde eller företrädare.

Din tillgång till din klients dokument påverkar inte förvaringstiden för dokumenten eller din klients uppgifter. Läs mer om förvaringstiden för din klients uppgifter.

Om du upptäcker att uppgifterna i din klients dokument är bristfälliga eller felaktiga kan du begära att Migrationsverket kompletterar eller korrigerar uppgifterna. Även din klient kan begära detta.

Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund 

Uppgifterna används för att beställa tolkar och behandla tillgången på tolkar. Behandlingen av tolkarnas personuppgifter är nödvändig för att fullgöra avtalet mellan tolkningsleverantören och Migrationsverket (artikel 6.1. b i dataskyddsförordningen [EU 2016/679]). I Europeiska unionens direktiv 2013/32/EU föreskrivs att asylsökande ska ha tillgång till tolk. Bestämmelser om den rätt Migrationsverkets klienter har att anlita tolk och om myndigheternas skyldighet att ordna tolkning eller översättning i de ärenden de behandlar finns i utlänningslagen (UtlL 10 §, 97 §, 203 §). 

Kategorier av personuppgifter  

Uppgifter om tolkarna  

• Personens (tolkens) namn   
• Tolkningsföretag
• E-postadress
• Telefonnummer
• Adress
• Kön
• Födelseland
• Datum då säkerhetsutredningen har låtit utföras och säkerhetsutredningens giltighetstid  
• Resekostnader
• Tolkningsspråk (inkl. dialektområde, specialterminologi som tolken behärskar)  
• Avlagda utbildningar vid Migrationsverket och eventuell utbildning inom ett visst område   
• Frånvaro och tillgänglighet  

I systemet behandlas beträffande registrerade personer (tolkar) inga personuppgifter som definierats som särskilda personuppgifter, men om ovannämnda uppgifter kombineras kan det hända att slutsatser om särskilda personuppgifter kan dras för en person.

I systemet sparas dessutom följande uppgifter om varje tolk utifrån användarens verksamhet:

• Bokning av tolk – reservering av tolken för evenemang, kalendervy och lista över evenemang  
• Längre frånvaroperioder för tolken 
• Tolken har försenat sig från ett tolkningstillfälle  

Uppgifter om personen som ska tolkas  

Beträffande den som ska tolkas sparas endast UMA-kundnumret som används som identifikation (referensnummer) vid beställning av tolkning. Om uppgifterna inte kombineras med uppgifter ur andra system kan personen som tolkas inte identifieras i Tolkningshjälpen. 

Händelseloggar upprättas över användningen av registret (systemet).

Informationskällor  

Uppgifterna har meddelats av tolkningsleverantörerna. Dessutom meddelar personen själv en del av uppgifterna.  

Mottagare av personuppgifter  

Personuppgifter som behandlas lämnas i regel ut från detta register endast till den 
personuppgiftsansvarige. Uppgifter kan endast lämnas ut till andra myndigheter i enlighet med gällande lagstiftning.    

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES  

Migrationsverket överför inte uppgifter ur detta register till länder utanför EU eller EES 
eller till internationella organisationer.  

Lagringstid för personuppgifter  

Personuppgifterna som finns i systemet raderas när de inte längre behövs för att förverkliga syftet, om inte gällande lagstiftning föreskriver något annat om lagringen av personuppgifter.  

När personens (tolkens) tolkningsuppdrag till Migrationsverket har upphört antingen på grund av användningsförbud eller på grund av att tolkningsavtalet har upphört, deaktiveras tolken i systemet och alla andra personuppgifter som gäller tolken raderas än namn, tolkningsspråk och bokningar. Den deaktiverade tolkens namn, tolkningsspråk och bokningar syns deaktiverade i systemet i ett år för att tolkningstillfällena och faktureringen ska kunna granskas. Därefter pseudonymiseras tolkens namn för fyra år för behovet av statistikföring. Fem år efter den ursprungliga deaktiveringen raderas uppgifterna om tolken slutgiltigt ur systemet.

Rätt att få tillgång till personuppgifter  

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna, denna dataskyddsbeskrivning och andra uppgifter som nämns i artikel 15.  

Rätt till rättelse, komplettering eller radering av uppgifter  

Om du märker att dina uppgifter är bristfälliga eller felaktiga kan du begära att uppgifterna rättas. I ett sådant fall ber vi dig meddela vilken uppgift som är felaktig och motivera varför samt hur uppgifterna bör ändras eller uppge vilken uppgift som bör kompletteras och hur. 

Du har rätt att begära att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål raderar personuppgifterna som rör den registrerade om inte den personuppgiftsansvarige enligt artikel 17 har rätt att behandla personuppgifterna trots begäran om radering.  

Rätt att begränsa behandlingen  

Om du har meddelat att dina uppgifter är felaktiga har du rätt att begära att behandlingen av dem begränsas tills deras riktighet har kontrollerats.  
Anmälan om behandling av personuppgifter och rätten att överklaga hos tillsynsmyndigheten  

Om du vill anmäla ett problem med behandlingen av dina personuppgifter ska du i första hand kontakta den personuppgiftsansvarige för detta register eller Migrationsverkets representant/dataskyddsombud (kontaktuppgifterna ovan).   Du har också rätt att överklaga behandlingen av dina uppgifter hos tillsynsmyndigheten.  I Finland är dataombudsmannen tillsynsmyndighet.   

Webbplatsen för dataombudsmannens byrå finns på adressen www.tietosuoja.fi

Inga avvikelser görs från den registrerades rättigheter.

Migrationsverket ber årligen Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata att ur befolkningsdatasystemet ta ut uppgifter om de personer som antecknats som finska medborgare och som ifrågavarande år fyller 18 år och för vilka i befolkningsdatasystemet antecknats en adress där personen är anträffbar. Uppgift om personer som har haft hemkommun i Finland sammanlagt minst sju år tas inte ut. Personer om vilka uppgift tagits ut ur befolkningsdatasystemet meddelas en anvisning om hur de ska förfara för att behålla finskt medborgarskap när de fyller 22 år. Anvisningen meddelas det år då personen fyller 18 år.

Migrationsverket behandlar personuppgifter både i syfte att informera om behållande av finskt medborgarskap och i syfte att informera om de omständigheter under vilka en person med stöd av lagen förlorar finskt medborgarskap direkt när han eller hon fyller 22 år.

Behandlingen grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Det är fråga om den uppgift att informera om risken att förlora och möjligheten att behålla finskt medborgarskap som ankommer på den personuppgiftsansvarige enligt 37 § 2 mom. i medborgarskapslagen. 

Uppgifter som behandlas

För att informera dessa personer behandlar Migrationsverket följande identifieringsuppgifter: 

• personbeteckning, 
• namn, 
• befolkningsregistermyndighetens kod,
• adress i Finland eller utomlands (stadigvarande, tillfällig eller postadress), 
• de senaste flyttningsdagarna,
• eventuella datum då olika adresser börjar och slutar gälla samt
• modersmål.

Uppgifter om personer vars adress omfattas av en spärrmarkering behandlas separat från uppgifter om personer utan sådan spärrmarkering vid Migrationsverket.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Uppgifterna överförs inte heller till parter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Uppgifternas förvaringstid

Personuppgifterna förstörs på lämpligt sätt efter att informationen skickats ut till kunderna. 

Från webbplatsen är det möjligt att prenumerera på Migrationsverkets meddelanden och få dem skickade direkt till sin egen e-postadress. I samband med prenumerationen ger kunden tillstånd att hans eller hennes kontaktuppgifter sparas för detta ändamål. Uppgifterna registreras direkt i Migrationsverkets it-system eller förs in av verkets personal.

Syftet med sändlistan för Migrationsverkets nyhetsbrev är att per e-post förmedla pressmeddelanden och inbjudningar till evenemang till medier och andra personer som prenumererar på dessa nyhetsbrev. Kontaktuppgifter som samlats in kan även användas för Migrationsverkets övriga kommunikation. Kommunikationen grundar sig på personens samtycke.

Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på kundens samtycke. 

Uppgifter som sparas

I sändlistan för Migrationsverkets nyhetsbrev sparas följande uppgifter om kunden:

• prenumerantens namn 
• den organisation prenumeranten företräder, om en sådan uppgetts 
• prenumerantens e-postadress

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Uppgifterna överförs inte till tredje land eller internationella organisationer.

Uppgifternas förvaringstid

Uppgifterna avförs ur registret på personens egen begäran eller när det inte längre finns någon ändamålsenlig grund för att spara uppgifterna. Sändlistans innehåll och uppgifternas aktualitet granskas dessutom vart tredje år.