Dataskydd

Enligt 7 § i migrationsförvaltningens personuppgiftslag behandlar Migrationsverket 

• personers identifieringsuppgifter, 
• uppgifter om familjeförhållandena, 
• uppgifter om företrädare, 
• uppgifter som beskriver kunnande, 
• kontaktuppgifter samt 
• uppgifter om resedokument och det kort över ett anhängigt ansökningsärende som avses 96 § i utlänningslagen (301/2004).

När det på grund av handläggningen av ett ärende är motiverat behandlar Migrationsverket:

1. uppgifter som framgår av en ansökan, framställning, begäran eller anmälan eller av förfrågningar eller höranden som gjorts på grund av dessa,
2. uppgifter om behandling och utredning av samt beslut i ärenden,
3. uppgifter som gäller mottagningstjänster och annan verksamhet som hör till mottagningen, företrädares identifierings- och kontaktuppgifter, uppgifter som gäller förordnande av företrädare, befriande av företrädare från sitt uppdrag och upphörande av företrädaruppdraget samt uppgifter som behövs vid styrning, planering och övervakning av företrädarverksamheten,
4. uppgifter om när en utlänning har placerats i en förvarsenhet och när han eller hon har lämnat den, uppgifter som behövs för ordnande, planering, genomförande, uppföljning av tagandet i förvar och för tryggande av ett korrekt bemötande av utlänningar som tagits i förvar samt uppgifter om personer som besöker utlänningar som tagits i förvar och om andra personer som besöker förvarsenheten och övriga uppgifter som gäller besöket,
5. uppgifter om till vilken kommun en person har anvisats.

Migrationsverket får dessutom behandla uppgifter om iakttagelser gjorda av eller anmälda till Migrationsverket som utifrån omständigheterna eller en persons beteende med fog kan bedömas anknyta till Migrationsverkets behörighet att övervaka att förutsättningarna för personens inresa och vistelse i landet uppfylls eller behörighet att besluta om förvärv eller förlust av finskt medborgarskap, eller som med fog kan bedömas anknyta till Migrations skyldighet att sörja för arbetarskyddet för sina anställda. Till uppgifterna om iakttagelser ska det fogas uppgift om vem som lämnat uppgifterna eller on informationskällan samt en bedömning av uppgiftslämnarens eller informationskällans tillförlitlighet och uppgifternas riktighet. Migrationsverket använder inte uppgifter om iakttagelser som grund för beslut.

Migrationsverket behandlar dessutom personuppgifter som avser familjemedlemmar och personer som bor i samma hushåll samt personuppgifter som avser mottagare i Finland och personuppgifter som avser dem som anställer en utländsk arbetstagare.

Migrationsverket behandlar uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter endast om behandlingen är nödvändig med tanke på behandlingsändamålet. Sådana personuppgifter avslöjar personens ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening eller gäller personens hälsa, sexualliv eller sexuella läggning eller består av genetiska eller biometriska uppgifter för att identifiera en person.

Migrationsverket behandlar också fingeravtryck som tagits av den som ansöker om uppehållstillstånd, uppehållstillståndskort eller uppehållskort för unionsmedborgares familjemedlemmar samt främlingspass och resedokument för flykting.

Migrationsverket behandlar uppgifter som verket registrerat i ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden även för andra ändamål än det ursprungliga behandlingsändamålet, om uppgifterna är nödvändiga för att Migrationsverket ska kunna utföra sina lagstadgade uppgifter på det sätt som särskilt definieras i lagen. 

Personuppgifter lämnas även ut till andra myndigheter för fullgörandet av denna myndighets lagstadgade uppgift i en närmare angiven omfattning, om mottagaren av uppgifterna som lämnas ut har lagstadgad rätt att erhålla dessa uppgifter från Migrationsverket. 

Personuppgifter överförs till tredjeländer eller internationella organisationer endast inom de gränser som lagstiftningen tillåter. 

Om sekretessbestämmelserna inte hindrar det får Migrationsverket till Europeiska unionens gemensamma informationssystem, vilka inrättats genom förordningar som antagits med stöd av avdelning V kapitel 2 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, lämna ut personuppgifter enligt vad som föreskrivs i de förordningarna.

Om inte något annat följer av internationella förpliktelser eller av lag, raderas personuppgifter som behandlats med stöd av migrationsförvaltningens personuppgiftslag enligt följande:

1. av identifikationsuppgifterna för en person ska kundnummer, namn, födelsetid, personbeteckning, utländsk personbeteckning, någon annan utländsk beteckning för identifiering av personen, medborgarskap och uppgifter om personens familjeband raderas tio år efter att personen har avlidit eller fått finskt medborgarskap eller uppgifterna om ärenden i anknytning till personen har raderats,
2. andra personuppgifter än de som avses i 1 punkten och uppgifter om ärenden som anknyter till en person ska raderas senast fem år efter att uppehållsrätten upphörde eller den sista uppgiften antecknades i det sista anhängiga ärendet,
3. personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter ska raderas genast när de inte längre behövs,
4. uppgifter om iakttagelser ska raderas sex månader efter att de antecknades.

I fråga om mottagningsverksamheten och hjälpen till offer för människohandel fungerar Migrationsverket och de förläggningar och förvarsenheter som lyder under Migrationsverket som personuppgiftsansvariga i ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden samt i mottagningsverksamhetens patientregister och betalkortsregister. Utöver det ovan nämnda har Migrationsverkets förläggningar och förvarsenheter inspelande kameraövervakning, besökarregister och eventuellt andra system eller register där personuppgifter behandlas med stöd av förläggningens och förvarsenhetens lagstadgade uppgifter.

I praktiken har behandlingen av personuppgifter anknytning till inkvartering, mottagnings- och brukspenning, social- och hälsovårdstjänster, arbets- och studieverksamhet samt övrig organisering, planering, genomförande, uppföljning och övervakning inom mottagningsverksamheten. Uppgifter kan också behandlas för att planera, ordna, genomföra, statistikföra, följa upp och övervaka mottagandet av asylsökande. Uppgifterna kan behandlas både elektroniskt och manuellt i pappersform.

I patientregistret registreras alla som registrerats på en förläggning eller förvarsenhet och som upptagits i hjälpsystemet för offer för människohandel vilka söker och får hälso- och sjukvårdstjänster. I patientregistret behandlas person- och patientuppgifter i samband med inledande hälsoundersökningar och andra hälso- och sjukvårdsåtgärder som utförs av en sjukskötare vid en förläggning/förvarsenhet eller av en vårdenhet som producerar hälsovårdstjänster för förläggningens/förvarsenhetens räkning (s.k. köptjänster). Uppgifter kan också behandlas för att planera, ordna, genomföra, statistikföra, följa upp och övervaka hälsovårdsverksamhet.

I mottagningens patientregister lagras de journalhandlingar som avses i 12 § i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). I fråga om de uppgifter som ska antecknas i journalhandlingarna samt hur länge dessa ska förvaras iakttas bestämmelserna i 12 § och bestämmelser som utfärdats med stöd av paragrafen.

I mottagningsverksamheten deltar förutom Migrationsverkets förläggningar även andra förläggningar, vilka för sin del i egenskap av personuppgiftsansvarig ansvarar för registerföring av de uppgifter de registrerar. Respektive personuppgiftsansvarig ger information om behandlingen av personuppgifter och dataskyddet i dessa organisationer.

Till en början får förläggningen personuppgifterna av den myndighet som tagit emot asylansökan. Vid förläggningen behandlas personuppgifter i olika datasystem och uppgifterna kompletteras i olika skeden av mottagningsverksamheten. Om en kund flyttas från en förläggning till en annan, får den nya förläggningen personuppgifterna från den tidigare förläggningen och behandlingen av person- och patientuppgifter fortsätter vid den nya förläggningen.

Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i mottagningsverksamheten (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i företrädarverksamheten (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för betalkortsregistret (enfuce.com) (på finska)
Informationsblankett om behandling av personuppgifter i mottagningstjänsterna (pdf) (på finska)

Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i verksamhet som gäller förvarstagande (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter i företrädarverksamheten (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för patientregistret för asylsökande (pdf)
Dataskyddsbeskrivning för betalkortsregistret (enfuce.com) (på finska)

Syftet med responsblanketten är att ta emot respons, idéer och förslag. Blanketten informerar kunden om att hans eller hennes personuppgifter inte registreras i anslutning till responsen. Respons kan också skickas anonymt.

Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas.

Responsen sparas i Webropol-appen.

I appen sparas uppgifter om:

• respons från kunden,
• respons som registrerats i systemet på kundens vägnar och
• personuppgifter (namn, födelsetid, personbeteckning, e-postadress, telefonnummer, kundnummer) som kunden eventuellt har uppgett i sin respons.

Endast de uppgifter som användaren själv vill uppge i sin respons sparas i systemet. Om kunden så vill kan han eller hon även ge respons anonymt. Dessutom kan respons som lämnats per telefon eller vid kundservicedisken föras in i systemet av en kundservicerepresentant på kundens vägnar.

Uppgifternas förvaringstid: Uppgifterna sparas i it-systemens databas för den tid det är nödvändigt för verksamheten och rapporteringen. Personuppgifterna avförs dock senast ett år efter att de har lagrats. 

Migrationsverket behandlar personuppgifter i syfte att genomföra kund- och intressentkommunikation och -undersökningar. 
Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på kundens samtycke.

Uppgifter som sparas: All uppgifter som sparas fås från den registrerade själv.

Utlämnande av uppgifter: Uppgifter lämnas i regel inte ut till någon utanför Migrationsverket. Uppgifterna överförs inte heller till parter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Uppgifternas förvaringstid: Uppgifterna avförs ur registret på personens egen begäran eller när det inte längre finns någon ändamålsenlig grund för att spara uppgifterna. Registrets innehåll och uppgifternas aktualitet granskas minst vart tredje år.

Dataskyddsbeskrivning för kommunikation och undersökningar angående kunder och intressentgrupper (pdf)

Syftet med behandlingen av personuppgifter och den rättsliga grunden

Syftet med behandlingen av personuppgifterna i detta register är kundrådgivning och -handledning. När en kund kontaktar rådgivningstjänsterna per telefon, informeras kunden i början av samtalet om att samtalet spelas in. Rådgivningstjänsten kan också kontaktas per e-post.

Migrationsverket använder uppgifterna i registret för planering och utveckling av tjänster och servicekanaler samt för kvalitetssäkring av rådgivningen och för laglighetsövervakning.

Arbetsledningen, den rapporteringsansvariga och systemets huvudanvändare har tillgång till de uppgifter som registreras. Tjänstemännens tillgång till inspelningar av telefonsamtal är begränsad endast till samtal som tjänstemännen själva sköter.
Hanteringen av kundkontakter och identifieringen av uppringaren för utlämnande av uppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679).

Kategorier av personuppgifter

I registret sparas de person- eller företagsuppgifter som kunden själv har uppgett och som uppstår i rådgivningssituationen.

Följande identifieringsuppgifter om en person registreras för kontakter som tas emot av och utgår från Migrationsverkets rådgivningstjänst eller som sköts i tjänsten:

• Uppringarens telefonnummer eller e-postadress
• Tjänstemannens namn och telefonnummer eller tjänstens e-postadress

Kontakterna sparas i sin helhet automatiskt. Datainnehållet är de uppgifter som kunden uppgett, till exempel 

• namn,
• födelsetid, 
• personbeteckning,
• kundnummer eller ärendets diarienummer,
• nationalitet,
• kontaktspråk,
• adressuppgifter, 
• telefonnummer, 
• e-postadress, 
• uppgifter om boende, 
• uppgifter om familj, samt
• uppgifter om andra ärende- och kontaktsituationer.

Uppgifterna kan innehålla uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, dvs. följande personuppgifter: 

• uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung,
• uppgifter som beskriver politiska åsikter,
• uppgifter om religiös eller filosofisk övertygelse,
• uppgifter som beskriver medlemskap i fackförbund,
• uppgifter om sexuellt beteende,
• uppgifter om hälsotillstånd,
• genetiska uppgifter och
• biometriska uppgifter.

Registreringen av kontakten i telefontjänsten börjar när en tjänsteman vid Migrationsverket svarar på ett samtal eller ringer upp en kund. Registreringen upphör när samtalet avslutas.

Informationskällor

Uppgifterna fås av uppringaren eller kunden per telefon.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut till någon utanför Migrationsverket.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifterna överförs inte till parter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Tid för lagring av personuppgifter

Inspelningar av telefonsamtal sparas i ett (1) år efter att de spelats in. E-postmeddelanden sparas i sex månader efter att meddelandet tagits emot. Avförda uppgifter förstörs enligt en lämplig metod.

Syftet med behandlingen av personuppgifterna i detta register är tidsbokning till Migrationsverkets serviceställe, anvisningar med anknytning till tidsbokning och kundkontakt i anslutning till tidsbokning samt planering och administration av tjänstemännens tidsbokningsturer. Migrationsverket använder uppgifterna i registret för att betjäna kunder samt för att planera och utveckla tjänsterna och servicekanalen.

Behandlingen grundar sig på fullgörandet av den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse enligt artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679). Den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse utgår från följande författningar:

• Utlänningslagen (301/2004)
• Medborgarskapslagen (359/2003)
• Lagen om behandling av personuppgifter i migrationsförvaltningen (615/2020)

Kategorier av personuppgifter

Följande identifieringsuppgifter om personer registreras i Migrationsverkets tidsbokningssystem:

• Namn
• Medborgarskap
• Födelsetid
• Kön
• Kontaktuppgift (antingen telefonnummer eller e-postadress)
• Verksamhetsställe där kunden uträttar ärenden
• Typ av ärende som bokas
• Tjänstemannens namn, verksamhetsställe och e-postadress.

Uppgifterna innehåller dessutom uppgifter som tidsbokaren uppgett, vilka kan vara till exempel identifieringsuppgifter om personen:

• Kundnummer
• Personbeteckning
• Tjänstemannens telefonnummer samt frånvaro och frånvaroorsak

Uppgifterna kan också innehålla andra personuppgifter som personen uppgett på eget initiativ.

Informationskällor

Uppgifter om kunden fås från webbtjänsten.

Uppgifter om tjänstemannen fås från personer i arbetsledaruppgifter vid Migrationsverket.

Mottagare av personuppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut till någon utanför Migrationsverket.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Migrationsverket överför inte uppgifter från detta register utanför EU eller EES.

Förvaringstid för personuppgifter

De personuppgifter som behandlas förvaras i ett (1) år efter att de registrerats. Avförda uppgifter arkiveras/förstörs med iakttagande av lämpliga metoder.

Chatbotten Kamu gör det möjligt att kontrollera köplatsen och läsa kundanvisningar i chattform. Via chattbotten Kamu är det också möjligt att diskutera med en kundrådgivare, om Migrationsverket erbjuder kundservice i chattform.

Personuppgifter behandlas inte i chattjänsten. Chattjänsten kräver ingen identifiering och informationsinnehållet i svaren har sammanställts från offentliga källor som är tillgängliga för alla. Anvisningar om hur chattjänsten ska användas har utarbetats för kunderna; inga personliga uppgifter begärs av kunden och kunden kan inte sköta sina personliga ärenden i chatten.

Migrationsverkets chattjänst kan användas

• på webbplatsen migri.fi
• på webbplatsen EnterFinland.fi
• via Patent- och registerstyrelsens webbplats (prh.fi/sv/)
• via webbplatsen JobsInFinland.fi
• via webbplatsen WorkInFinland.com.

Chattdiskussionerna sparas för att Migrationsverket ska kunna säkerställa servicekvaliteten och riktigheten i de svar som ges till kunderna samt utveckla servicen. De sparade diskussionerna kan också användas för utbildning som syftar till att förbättra Migrationsverkets kundservice och för att planera innehållet i anvisningar.

I chatbot-systemet sparas:

• diskussionen mellan kunden och den automatiserade chatboten/chattrådgivaren i sin helhet
• chattdiskussionens starttid och längd
• kundens typ av enhet (dator, smarttelefon eller surfplatta)
• vilken webbplats kunden besökte när chattdiskussionen inleddes
• eventuell respons från kunden om chattdiskussionen.

Om kunden i strid med anvisningarna matar in uppgifter i personuppgiftsform i systemet (t.ex. 123456-abcd, 123456, 01.01.1900) raderas dessa uppgifter automatiskt utan att sparas, men diskussionen sparas till övriga delar. Även diarienummer som kunden matat in för att kontrollera köplatsen raderas automatiskt från uppgifterna.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut till någon utanför Migrationsverket. Uppgifterna överförs inte heller till parter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Uppgifternas förvaringstid

Sparade chattdiskussioner förvaras i högst två år, varefter de förstörs.

Migrationsverket ber årligen Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata att ur befolkningsdatasystemet ta ut uppgifter om de personer som antecknats som finska medborgare och som ifrågavarande år fyller 18 år och för vilka i befolkningsdatasystemet antecknats en adress där personen är anträffbar. Uppgift om personer som har haft hemkommun i Finland sammanlagt minst sju år tas inte ut. Personer om vilka uppgift tagits ut ur befolkningsdatasystemet meddelas en anvisning om hur de ska förfara för att behålla finskt medborgarskap när de fyller 22 år. Anvisningen meddelas det år då personen fyller 18 år.

Migrationsverket behandlar personuppgifter både i syfte att informera om behållande av finskt medborgarskap och i syfte att informera om de omständigheter under vilka en person med stöd av lagen förlorar finskt medborgarskap direkt när han eller hon fyller 22 år.

Behandlingen grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Det är fråga om den uppgift att informera om risken att förlora och möjligheten att behålla finskt medborgarskap som ankommer på den personuppgiftsansvarige enligt 37 § 2 mom. i medborgarskapslagen. 

Uppgifter som behandlas

För att informera dessa personer behandlar Migrationsverket följande identifieringsuppgifter: 

• personbeteckning, 
• namn, 
• befolkningsregistermyndighetens kod,
• adress i Finland eller utomlands (stadigvarande, tillfällig eller postadress), 
• de senaste flyttningsdagarna,
• eventuella datum då olika adresser börjar och slutar gälla samt
• modersmål.

Uppgifter om personer vars adress omfattas av en spärrmarkering behandlas separat från uppgifter om personer utan sådan spärrmarkering vid Migrationsverket.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Uppgifterna överförs inte heller till parter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Uppgifternas förvaringstid

Personuppgifterna förstörs på lämpligt sätt efter att informationen skickats ut till kunderna. 

Från webbplatsen är det möjligt att prenumerera på Migrationsverkets meddelanden och få dem skickade direkt till sin egen e-postadress. I samband med prenumerationen ger kunden tillstånd att hans eller hennes kontaktuppgifter sparas för detta ändamål. Uppgifterna registreras direkt i Migrationsverkets it-system eller förs in av verkets personal.

Syftet med sändlistan för Migrationsverkets nyhetsbrev är att per e-post förmedla pressmeddelanden och inbjudningar till evenemang till medier och andra personer som prenumererar på dessa nyhetsbrev. Kontaktuppgifter som samlats in kan även användas för Migrationsverkets övriga kommunikation. Kommunikationen grundar sig på personens samtycke.

Migrationsverket behandlar personuppgifter med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på kundens samtycke. 

Uppgifter som sparas

I sändlistan för Migrationsverkets nyhetsbrev sparas följande uppgifter om kunden:

• prenumerantens namn 
• den organisation prenumeranten företräder, om en sådan uppgetts 
• prenumerantens e-postadress

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut till någon utanför Migrationsverket. Uppgifterna överförs inte till tredje land eller internationella organisationer.

Uppgifternas förvaringstid

Uppgifterna avförs ur registret på personens egen begäran eller när det inte längre finns någon ändamålsenlig grund för att spara uppgifterna. Sändlistans innehåll och uppgifternas aktualitet granskas dessutom vart tredje år.