Suomen eduskunta päättää montako kiintiöpakolaista Suomeen uudelleensijoitetaan vuosittain.

Sisäministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö ja ulkoministeriö valmistelevat esityksen valtioneuvostolle siitä, mitä kansalaisuuksia ja miltä alueilta kiintiöpakolaisia uudelleensijoitetaan Suomeen. Hallitus päättää kiintiön alueellisesta kohdentamisesta.

YK:n pakolaisjärjestö UNHCR määrittää, ketkä ovat eniten uudelleensijoittamisen tarpeessa. He ehdottavat vain pientä osaa pakolaisista uudelleensijoitettavaksi eri maihin. UNHCR tekee Suomelle esityksen uudelleensijoitettavista kiintiöpakolaisista ja lähettää heitä koskevat asiakirjat Maahanmuuttovirastoon.

Maahanmuuttovirasto vastaa kiintiöpakolaisten valinnasta. Maahanmuuttoviraston lisäksi kiintiöpakolaisten valintaan osallistuvat myös elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY), hyvinvointialueiden ja/tai kuntien edustajat sekä Suojelupoliisi.

Suomen viranomaiset pääsääntöisesti haastattelevat UNHCR:n esittämät pakolaiset ennen valintojen tekemistä. Kiireellistä uudelleensijoittamista tarvitsevat pakolaiset valitaan aina UNHCR:n esittämien asiakirjojen perusteella ilman haastatteluja kiireellisyyden vuoksi.

Maahanmuuttovirasto päättää asiakirjojen ja haastattelujen perusteella, ketkä uudelleensijoitetaan Suomeen pakolaiskiintiössä. Virasto myöntää valituille kiintiöpakolaisille pakolaisaseman ja oleskeluluvan Suomeen.

Maahanmuuttovirasto sijoittaa kiintiöpakolaiset kuntiin yhteistyössä ELY-keskusten kanssa.

Suomeen valituille kiintiöpakolaisille pyritään tarjoamaan ennen Suomeen muuttoaan kulttuuriorientaatiokoulutusta (PDO-koulutusta).

Kansainvälinen siirtolaisuusjärjestö IOM järjestää Maahanmuuttoviraston pyynnöstä kiintiöpakolaisten matkan Suomeen. Maahanmuuttoviraston sopimuskumppani sopii kuntien kanssa saapumiseen liittyvistä käytännön järjestelyistä ja ottaa kiintiöpakolaiset lentokentällä vastaan sekä ohjaa tarvittaessa jatkoyhteyksille.

Kunnat vastaanottavat kiintiöpakolaiset ja he asettuvat kunnan heille varaamiin asuntoihin.