Suomen eduskunta päättää montako kiintiöpakolaista Suomeen otetaan vuosittain.

Sisäministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö ja ulkoministeriö valmistelevat esityksen valtioneuvostolle siitä, mitä kansalaisuuksia ja miltä alueilta kiintiöpakolaisia valitaan Suomeen. Kiintiön alueellisesta kohdentamisesta päättää oikeusvaltion kehittämisen ja sisäisen turvallisuuden ministeriryhmä.

YK:n pakolaisjärjestö UNHCR määrittää, ketkä tarvitsevat eniten apua. He ehdottavat vain pientä osaa näistä pakolaisista kiintiöpakolaisiksi eri maihin. UNHCR lähettää Suomelle ehdotettujen pakolaisten asiakirjat Maahanmuuttovirastoon.

Maahanmuuttovirasto vastaa kiintiöpakolaisten valinnasta. Kiintiöpakolaisten valintaan osallistuvat myös elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY), hyvinvointialueiden ja/tai kuntien edustajat sekä suojelupoliisi.

Pääsääntöisesti viranomaiset matkustavat maahan, jossa UNHCR:n ehdottamat pakolaiset oleskelevat. He haastattelevat pakolaiset. Hätätapaukset valitaan aina UNHCR:n esittämien asiakirjojen perusteella ilman haastatteluja asian kiireellisyyden vuoksi.

Maahanmuuttovirasto päättää asiakirjojen ja haastattelujen perusteella, ketkä valitaan Suomen pakolaiskiintiöön. Virasto myöntää heille pakolaisaseman ja oleskeluluvan Suomeen.

Maahanmuuttovirasto sijoittaa pakolaiset kuntiin yhteistyössä ELY-keskusten kanssa.

Kansainvälinen siirtolaisuusjärjestö IOM järjestää Maahanmuuttoviraston pyynnöstä kiintiöön valittujen pakolaisten matkan Suomeen. SPR sopii kuntien kanssa saapumiseen liittyvistä käytännön järjestelyistä ja ottaa lentokentällä Suomeen saapuvat kiintiöpakolaiset vastaan.

Kunnat vastaanottavat pakolaiset, ja elämä Suomessa voi alkaa.