Tässä rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ajan varaaminen Maahanmuuttoviraston palvelupisteeseen, ajanvaraukseen liittyvä ohjeistaminen ja ajanvaraukseen liittyvät yhteydenotot asiakkaaseen sekä virkailijoiden ajanvarausvuorojen suunnittelu ja hallinnointi.

Maahanmuuttovirasto käyttää rekisterin tietoja asiakkaiden palvelemiseen sekä palveluiden ja asiointikanavan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite perustuu seuraaviin 
säädöksiin:

• Ulkomaalaislaki (301/2004)
• Kansalaisuuslaki (359/2003)
• Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa (615/2020)

Henkilötietoryhmät

Maahanmuuttoviraston ajanvarausjärjestelmään rekisteröityvät seuraavat henkilöitä koskevat tunnistetiedot:

• Nimi
• Kansalaisuus
• Syntymäaika
• Sukupuoli
• Yhteystieto (joko puhelinnumero tai sähköpostiosoite)
• Toimipiste, jossa asiakas asioi
• Varattavan asian tyyppi
• Virkailijan nimi, toimipiste ja sähköpostiosoite.

Tietosisältönä on lisäksi ajan varaajan ilmoittamat tiedot, joita voivat olla esimerkiksi henkilön yksilöintitiedot:

• Asiakasnumero
• Henkilötunnus
• Virkailijan puhelinnumero sekä poissaolo ja sen syy.

Tiedot voivat sisältää myös muita henkilön omasta aloitteesta ilmoittamia henkilötietoja.

Tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta verkkopalvelusta.

Virkailijaa koskevat tiedot saadaan viraston työnjohdollisissa tehtävissä toimivilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Maahanmuuttovirasto ei siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään yhden (1) vuoden ajan niiden 
tallentamisesta. Poistetut tiedot arkistoidaan/tuhotaan noudattaen 
asianmukaisia menetelmiä.

Rekisteriin kerätään henkilötietoja, jotta voit käyttää Maahanmuuttoviraston verkkopalvelu Enter Finlandia. Enter Finland käyttää rekisterin tietoja, kun kirjaudut sisään Enter Finlandiin ja käytät palvelua. 

Voit käyttää palvelua, kun asiasi liittyy

• omaan hakemukseesi 
• alaikäisen lapsesi hakemukseen 
• laillisesti edustamasi alaikäisen lapsen hakemukseen 
• laillisesti edustamasi ulkomaalaisen hakemukseen. 

Jos havaitset, että asiointitilisi tai asiakirjaluonnoksesi tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit täydentää tai korjata niitä itse:

• Voit aina täydentää tai korjata Enter Finlandissa
  • yhteystietojasi (eli puhelinnumeroasi ja sähköpostiosoitettasi)
  • hakemusluonnoksesi tai muun asiakirjaluonnoksesi tietoja.
• Jos tunnistaudut tilillesi heikosti, eli kirjaudut tilillesi käyttäjätunnuksella ja salasanalla, voit täydentää tai korjata myös yksilöintitietojasi (eli etu- ja sukunimeäsi ja syntymäaikaasi) 
  • Jos tunnistaudut tilillesi vahvasti, eli kirjaudut tilillesi esimerkiksi suomalaisilla pankkitunnuksilla, ja virhe koskee yksilöintitietojasi, sinun täytyy ottaa yhteyttä Digi- ja väestötietovirastoon (dvv.fi).
• Voit lähettää Enter Finlandissa korjauspyynnön Maahanmuuttovirastolle, jos virhe tai muutos koskee
  • lähettämääsi hakemusta tai asiakirjaa
  • asiakirjaa, jonka Maahanmuuttovirasto lähetti sinulle Enter Finlandiin.

Enter Finland -asiointitiliin liittyviä käsiteltäviä tietoryhmiä ovat

• yksilöintiisi liittyvät tiedot, eli ainakin etunimesi, sukunimesi, syntymäaikasi ja asiointitilin tekninen yksilöintitunnus sekä tilanteestasi riippuen henkilötunnuksesi, oppijanumerosi ja asiakasnumerosi 
• perhesuhdetietosi
• yhteystietosi
• lokitiedot, jotka kertovat milloin käytit asiointitiliä tai muokkasit sen tietoja.

Käyttäjätilisi henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6. artiklan kohtaan b (tietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena).

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eli sinulta. Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle, eikä Maahanmuuttovirasto siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Jos et enää tarvitse asiointitiliäsi, voit pyytää Maahanmuuttovirastoa poistamaan tilin. Maahanmuuttovirasto ei poista käyttäjätiliäsi, jos olet tehnyt hakemuksen Enter Finlandissa, mutta et ole vielä saanut siihen päätöstä tai päätös ei ole lainvoimainen. Kun asiointitilisi poistetaan, kaikki tilisi tiedot ja kaikki luonnostilassa olevat asiakirjasi poistetaan. Maahanmuuttovirasto tuhoaa poistetun asiointitilin ja poistettujen asiakirjaluonnosten tiedot noudattaen asianmukaisia menetelmiä.

Asiakirjaluonnokseen liittyviä käsiteltäviä tietoryhmiä ovat

• hakijan eli sinun, lapsesi tai laillisesti edustamasi henkilön yksilöintitiedot
• hakijan yhteystiedot
• tiedot hakijan matkustusasiakirjasta
• hakijan perhesuhdetiedot ja perheenjäsenten henkilötiedot
• muiden henkilöiden henkilötiedot, jos he asuvat hakijan kanssa samassa taloudessa tai tulevat Suomessa asumaan hakijan kanssa samassa taloudessa
• hakijan erityiset henkilötiedot, jos se on hakemuksen käsittelyssä välttämätöntä
• lokitiedot, jotka kertovat, milloin loit, täytit ja muokkasit asiakirjaluonnosta
• osaamistasi kuvaavat tiedot, jos hakemuksesi liittyy työhön Suomessa
• työnantajasi henkilötiedot, jos haet oleskelulupaa työn perusteella.

Asiakirjaluonnostesi henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6. artiklan kohtaan a (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn) ja b (käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena). Asiakirjaluonnosten mahdollisten erityisten henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9. artiklan kohtaan 2a (rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn).

Jos olet täysi-ikäinen, asiakirjaluonnoksessa käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eli sinulta. Jos olet alaikäinen tai jos asioit alaikäisen lapsen puolesta, asiakirjaluonnoksessa käsiteltävät henkilötiedot saadaan 

• rekisteröidyltä itseltään eli lapselta
• rekisteröidyn eli lapsen huoltajalta
• rekisteröityä eli lasta laillisesti edustavalta henkilöltä.

Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Maahanmuuttovirasto ei myöskään siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Asiakirjaluonnoksen tiedot poistuvat rekisteristä, kun jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

• Poistat asiakirjaluonnoksesi itse.
• Saat luonnoksen valmiiksi ja lähetät asiakirjan Maahanmuuttovirastolle.
• Et ole muokannut luonnosta viimeisten kuuden (6) kuukauden aikana.
• Pyydät Maahanmuuttovirastoa poistamaan asiointitilisi.

Maahanmuuttovirasto tuhoaa poistettujen asiakirjaluonnosten tiedot noudattaen asianmukaisia menetelmiä.

Kun lähetät asiakirjan Maahanmuuttovirastolle, henkilötietojesi käsittelyperuste ja luovuttamis- ja säilytyskäytännöt muuttuvat. Lue lisää lähetettyjen asiakirjojen tietosuojasta.

Käyttääkö työnantajasi, avustajasi tai edustajasi Enter Finlandia? 

• Jos haet oleskelulupaa työn perusteella, henkilötietojasi voidaan käsitellä myös työnantajan Enter Finlandissa. 
• Jos sinulla on avustaja tai edustaja, henkilötietojasi ja muita antamiasi tietoja voidaan käsitellä myös avustajan ja edustajan Enter Finlandissa.

Henkilötietojesi mahdolliset muut käsittelijät

• Jos maksat hakemuksen käsittelymaksun verkossa, Maahanmuuttovirasto jakaa sähköpostiosoitteesi Paytrail-maksunvälityspalvelulle.
• Jos Maahanmuuttovirasto tekee hakemukseesi myönteisen päätöksen, se voi tilata sinulle oleskelulupakortin tai oleskelukortin. Tällöin Maahanmuuttovirasto jakaa korttiin merkittävät henkilötietosi korttien valmistajalle.
• Korttien valmistaja voi toimittaa Maahanmuuttoviraston pyynnöstä kortit suoraan jakeluyritykselle. Tällöin Maahanmuuttovirasto jakaa yhteystietosi korttien valmistajalle ja jakeluyritykselle.
• Jos haet startup-yrittäjän oleskelulupaa ja pyydät lausunnon Business Finlandilta, Maahanmuuttoviraston lisäksi myös Business Finland käsittelee henkilötietojasi (businessfinland.fi).

Rekisteriin tallennetaan ja siellä olevia henkilötietoja käsitellään, kun käytät Maahanmuuttoviraston Enter Finland -verkkopalvelua seuraavissa tilanteissa:

• työntekijäsi hakee oleskelulupaa työn perusteella
• edustamasi yritys tai yhteisö hakee työnantajan sertifiointia
• teet työntekijäilmoituksen.

Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perustella (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn). 

Jos havaitset, että asiointitilisi tai asiakirjaluonnoksesi tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit täydentää tai korjata

• yhteystietojasi itse Enter Finland -verkkopalvelussa
• yksilöintitietojasi, kuten nimeäsi, ottamalla yhteyttä Digi- ja väestötietovirastoon (dvv.fi).
• edustamasi yrityksen tai yhteisön yksilöintitietoja ottamalla yhteyttä Patentti- ja rekisterihallitukseen (prh.fi).

Enter Finland -asiointitiliin liittyviä käsiteltäviä tietoryhmiä ovat

• sinun ja mahdollisen edustamasi yrityksen tai yhteisön yksilöintiin liittyvät tiedot
• osaamistasi tai asemaasi kuvaavat tiedot
• yhteystiedot
• lokitiedot, jotka kertovat milloin käytit asiointitiliä tai muokkasit sen tietoja.

Käyttäjätilisi henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6. artiklan kohtaan b (tietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena).

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään, eli sinulta ja työntekijältäsi. Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle, eikä Maahanmuuttovirasto siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Jos et enää tarvitse asiointitiliäsi, voit pyytää Maahanmuuttovirastoa poistamaan tilin. Kun asiointitilisi poistetaan, kaikki tilisi tiedot ja kaikki luonnostilassa olevat asiakirjasi poistetaan. Maahanmuuttovirasto tuhoaa poistetun asiointitilin ja poistettujen asiakirjaluonnosten tiedot noudattaen asianmukaisia menetelmiä.

Asiakirjaluonnoksiin liittyviä käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat

• sinun yksilöintiisi liittyvät tiedot
• yhteystietosi
• osaamistasi tai asemaasi kuvaavat tiedot
• edustamasi yrityksen tai yhteisön palkkaaman työntekijän henkilötiedot, yhteystiedot ja osaamista tai asemaa kuvaavat tiedot
• lokitiedot, jotka kertovat, milloin loit, täytit ja muokkasit asiakirjaluonnosta.

Asiakirjaluonnostesi henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6. artiklan kohtaan a (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn) ja b (käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena).

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eli sinulta. Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Maahanmuuttovirasto ei myöskään siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Asiakirjaluonnoksen tiedot poistuvat rekisteristä, kun jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

• Poistat itse asiakirjaluonnoksesi.
• Saat luonnoksen valmiiksi ja lähetät asiakirjan Maahanmuuttovirastolle.
• Et ole muokannut luonnosta viimeisten kuuden (6) kuukauden aikana.
• Pyydät Maahanmuuttovirastoa poistamaan asiointitilisi.

Maahanmuuttovirasto tuhoaa poistettujen asiakirjaluonnosten tiedot noudattaen asianmukaisia menetelmiä. 

Kun lähetät asiakirjan Maahanmuuttovirastolle, henkilötietojesi käsittelyperuste ja luovuttamis- ja säilytyskäytännöt muuttuvat. Lue lisää lähetettyjen asiakirjojen tietosuojasta.

Henkilötietojesi mahdolliset muut käsittelijät

• Jos maksat hakemuksen käsittelymaksun verkossa, Maahanmuuttovirasto jakaa sähköpostiosoitteesi Paytrail-maksunvälityspalvelulle.

Rekisteriin kerätään henkilötietoja, jotta voit käyttää Maahanmuuttoviraston Enter Finland -verkkopalvelua, kun toimit Maahanmuuttoviraston asiakkaan asiamiehenä, avustajana, edunvalvojana tai edustajana.

Maahanmuuttovirasto käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan perustella (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn).

Jos havaitset, että asiointitilisi tai asiakirjaluonnoksesi tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit täydentää tai korjata

• yhteystietojasi itse Enter Finland -verkkopalvelussa
• yksilöintitietojasi, kuten nimeäsi, ottamalla yhteyttä Digi- ja väestötietovirastoon (dvv.fi).

Enter Finland -asiointitiliin liittyviä käsiteltäviä tietoryhmiä ovat

• sinun yksilöintiisi liittyvät tiedot
• sinun yhteystietosi
• avustamasi tai edustamasi asiakkaan yksilöintitiedot
• lokitiedot, jotka kertovat milloin käytit asiointitiliä tai muokkasit sen tietoja.

Käyttäjätilisi henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6. artiklan kohtaan b (tietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena).

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eli sinulta. Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Maahanmuuttovirasto ei myöskään siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Jos et enää tarvitse asiointitiliäsi, voit pyytää Maahanmuuttovirastoa poistamaan tilin. Kun asiointitilisi poistetaan, kaikki tilisi tiedot ja kaikki luonnostilassa olevat asiakirjasi poistetaan. Maahanmuuttovirasto tuhoaa poistetun asiointitilin ja poistettujen asiakirjaluonnosten tiedot noudattaen asianmukaisia menetelmiä.

Asiakirjaluonnoksiin liittyviä käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat

• sinun yksilöintiisi liittyvät tiedot
• sinun yhteystietosi
• avustamasi tai edustamasi asiakkaan yksilöintitiedot, osaamista kuvaavia tiedot, yhteystiedot, perhesuhdetiedot, asiakkaan perheenjäsenten henkilötiedot ja tiedot asiakkaan matkustusasiakirjoista
• asiakkaasi työnantajan henkilötiedot, jos asiakkaasi hakee oleskelulupaa työn perusteella
• lokitiedot, jotka kertovat, milloin loit, täytit ja muokkasit asiakirjaluonnosta.

Asiakirjaluonnostesi henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6. artiklan kohtaan a (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn) ja b (käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena). Asiakirjaluonnosten mahdollisten erityisten henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9. artiklan kohtaan 2a (rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn).

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan

• rekisteröidyltä itseltään, eli sinulta
• rekisteröidyn avustajalta tai edustajalta, eli sinulta.

Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle. Maahanmuuttovirasto ei myöskään siirrä tietoja tästä rekisteristä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Asiakirjaluonnoksen tiedot poistuvat rekisteristä, kun jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

• Poistat itse asiakirjaluonnoksesi.
• Saat luonnoksen valmiiksi ja lähetät asiakirjan Maahanmuuttovirastolle.
• Et ole muokannut luonnosta viimeisten kuuden (6) kuukauden aikana.
• Pyydät Maahanmuuttovirastoa poistamaan asiointitilisi.

Maahanmuuttovirasto tuhoaa poistettujen asiakirjaluonnosten tiedot noudattaen asianmukaisia menetelmiä. 

Kun lähetät asiakirjan Maahanmuuttovirastolle, henkilötietojesi käsittelyperuste ja luovuttamis- ja säilytyskäytännöt muuttuvat. Lue lisää lähetettyjen asiakirjojen tietosuojasta.

Avustettavan tai edustettavan asiakkaasi asiakirjoihin liittyviä käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat

• sinun ja asiakkaasi yksilöintitiedot
• sinun ja asiakkaasi yhteystiedot
• asiakkaasi osaamista kuvaavat tiedot
• tiedot asiakkaasi matkustusasiakirjasta
• asiakkaasi perhesuhdetiedot ja asiakkaasi perheenjäsenten henkilötiedot
• muiden henkilöiden henkilötiedot, jos he asuvat tai tulevat Suomessa asumaan samassa taloudessa asiakkaasi kanssa
• asiakkaasi työnantajan henkilötiedot, jos asiakkaasi hakee oleskelulupaa työn perusteella
• asiakkaasi erityiset henkilötiedot, jos se on asiakkaasi hakemuksen käsittelyssä välttämätöntä.

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan

• rekisteröidyiltä itseltään, eli sinulta ja asiakkaaltasi
• rekisteröidyn avustajalta tai edustajalta, eli sinulta
• Maahanmuuttovirastolta.

Tietoja ei luovuteta Maahanmuuttoviraston ulkopuolelle, eikä Maahanmuuttovirasto siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Sinulla on pääsy asiakkaasi asiakirjoihin siihen asti, että jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

• Maahanmuuttovirastolle toimittamasi valtakirja ei ole enää voimassa.
• Toinen avustaja tai edustaja ilmoittaa Maahanmuuttovirastolle asianmukaisesti olevansa asiakkaasi uusi avustaja tai edustaja.
• Asiakkaasi ilmoittaa Maahanmuuttovirastolle, että et ole enää hänen avustajansa tai edustajansa.

Sinun pääsysi asiakkaasi asiakirjoihin ei vaikuta asiakirjojen tai asiakkaasi tietojen säilytysaikaan. Lue lisää asiakkaasi tietojen säilytysajasta.

Jos havaitset, että asiakkaasi asiakirjojen tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää Maahanmuuttovirastoa täydentämään tai korjaamaan tietoja. Myös asiakkaasi voi tehdä pyynnön.