Beskrivning av handlingars offentlighet

Migrationsverkets skyldighet att beskriva handlingars offentlighet grundar sig på lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019).

Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att ge en allmän beskrivning av hur informationen är ordnad hos Migrationsverket och att göra det lättare att skicka en begäran om information.

I den här beskrivningen av handlingars offentlighet berättar vi:

vad en myndighetshandling är
vilka handlingar Migrationsverket har
hurdana datasystem och data Migrationsverket har
med vilka sökfaktorer man kan söka information i systemen
hur man kan skicka en begäran om information till Migrationsverket
var man kan få mer information om man behöver det

Handling och myndighetshandling

Begreppet handling definieras i arkivlagen (831/1994) och begreppet myndighetshandling definieras i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), som kallas för offentlighetslagen.

Myndighetshandlingar hos Migrationsverket kan vara exempelvis

handlingar som utarbetats av Migrationsverkets tjänstemän, såsom beslut och utlåtanden
handlingar som en kund har lämnat in för behandlingen av ett ärende, såsom tilläggsutredningar och ansökningar
handlingar som har skickats till Migrationsverket i ärenden som berör dess verksamhetsområde eller uppgifter, till exempel begäranden om utlåtanden

Myndighetshandlingar är inte till exempel

handlingar som har utarbetats eller skaffats för Migrationsverkets interna arbete, till exempel anteckningar från utbildningar och informella meddelanden
handlingar som lämnats in till myndigheten som hittegods

Rätt att få information från myndighetshandlingar

Enligt offentlighetsprincipen är Migrationsverkets handlingar offentliga, om inte något annat stadgas i offentlighetslagen eller någon annan lag. En handling kan också vara sekretessbelagd, och sekretessen måste alltid grunda sig på en lag. Största delen av de uppgifter som sparas i ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden (UMA) är till exempel sekretessbelagda, eftersom de kan innehålla till exempel sekretessbelagda personuppgifter.

Vem som helst kan begära att få information ur Migrationsverkets offentliga handlingar. Du kan ha rätt att få information också ur sekretessbelagda handlingar. Rätten att få information gäller till exempel situationer där informationen gäller ditt eget ärende och det inte finns något hinder enligt lagen för att du ska få informationen. Om den handling du begär är sekretessbelagd kontrollerar vi din rätt att få information från handlingen från fall till fall. Du behöver inte motivera din begäran.

Läs mer om hur du begär information.

Datasystem och data hos Migrationsverket

Till de datasystem som används av Migrationsverket hör bland annat ärendehanteringssystemet ACTA och ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden UMA. Med data avses stora helheter av information, som hör ihop fysiskt eller logiskt. Data förvaras i datasystem eller arkiv.

Migrationsverket använder inte öppna tekniska gränssnitt. På Migrationsverkets webbplats finns rapporter med statistik och landinformation som får användas fritt.

Läs mer om statistik och rapporter som finns tillgängliga.

Ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden UMA

Migrationsverkets kunder och handlingar som gäller behandlingen av kundernas ärenden registreras i ärendehanteringssystemet för utlänningsärenden UMA. Till de data som finns i UMA hör till exempel information om behandling av olika ansökningar, information om mottagningstjänster, information om tagande i förvar av utlänningar samt information om kunder, såsom utredningar och personuppgifter.

Migrationsverket är personuppgiftsansvarig för UMA när det gäller de uppgifter som Migrationsverket äger. Migrationsverket är dessutom personuppgiftsbiträde åt andra personuppgiftsansvariga bland annat när Migrationsverket ger den registrerade tillgång till egna uppgifter samt korrigerar, raderar och arkiverar personuppgifter enligt avtal med den personuppgiftsansvarige.

Information kan sökas i UMA till exempel med följande sökfaktorer:

diarienummer
personens namn
personbeteckning
arbetsgivare
ärendegrupp, till exempel medborgarskap, uppehållstillstånd eller internationellt skydd

Ärendehanteringssystemet ACTA

Migrationsverkets förvaltningsärenden registreras i ärendehanteringssystemet ACTA. Till de data som finns i ärenderegistret för förvaltningsärenden hör till exempel:

utlåtanden som begärs
klagomål och begäranden om utredningar som lämnas in
förvaltningsklaganden
upphandlingsärenden
begäranden om logguppgifter
begäranden om kontroll av registeruppgifter
anvisningar

Information kan sökas i ACTA till exempel med följande sökfaktorer:

diarienummer
ärendets beredare
uppgift, såsom brev från medborgare eller förvaltningsklaganden
fri ordsökning

Landinformationsportalen Tellus

I Tellus samlas information om ursprungsländer, det vill säga information om förhållandena i olika stater, för Migrationsverkets beslutsfattande och andra berörda parters behov. Informationen har delats in geografiskt.

Information kan sökas i Tellus till exempel med följande sökfaktorer:

stat
utgivare
tema
ordsökning
materialsökning

På Migrationsverkets webbplats finns rapporter med landinformation som får användas fritt.

Mottagningens patientregister (Mediatri)

I mottagningens patientregister registreras alla personer som registrerats på förläggningar, inom Hjälpsystemet för offer för människohandel eller på förvarsenheter, som söker och får hälsovårdstjänster. I patientregistret behandlas person- och patientuppgifter i samband med inledande hälsoundersökningar och andra hälsovårdsåtgärder som förläggningens sjukskötare eller en vårdenhet som producerar hälsovårdstjänster för förläggningens eller förvarsenhetens räkning genomför.

Handlingar med hälsorelaterad information är inte offentliga.

Riskhanteringssystemet Granite

I systemet Granite registreras bland annat risk- och störningssituationer vid Migrationsverket. De uppgifter som registreras i systemet anknyter till Migrationsverkets riskhantering och laglighetsövervakning.

Uppgifterna är inte offentliga, eftersom de kan innehålla sekretessbelagd information om säkerhetsarrangemang eller sekretessbelagda personuppgifter.

Betalkortsregistret

Förläggningar, flyktingslussar och förvarsenheter ger personer som söker internationellt skydd, som får tillfälligt skydd eller som hör till Hjälpsystemet för offer för människohandel samt deras makar/makor med motsvarande status ett betalkort för utbetalning av mottagningspenning, brukspenning eller löneinkomster. Betalkortsregistret används i samband med åtgärder för planering, genomförande och övervakning som gäller betalkort.

Uppgifterna är inte offentliga.

Begäran om information till Migrationsverket

Du kan begära information ur handlingar genom att skicka en begäran till Migrationsverket

per e-post till adressen migri@migri.fi
med fax till nummer 0295 411 720 eller
per brev till adressen PB 10, 00086 Migrationsverket

Om ditt e-postmeddelande innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter (till exempel personbeteckning eller kundnummer), rekommenderar vi att du använder skyddad e-post.

Läs mer om hur du begär information.

Lagar som anknyter till temat:

Den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Lagen om behandling av personuppgifter i migrationsförvaltningen (615/2020)

Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)

Lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992)