”Tyvärr var denna tjänst inte i bruk då jag ansökte om uppehållstillstånd”

Migrationsverket kommer att lansera en förnyad e-tjänst i vår. Under hösten och förvåren publiceras en artikelserie om processen att förnya e-tjänsten. Den andra artikeln i serien handlar om design av tjänsten.

Sakkunniga på Fjord, ett företag som har specialiserat sig på digital tjänstedesign, ser världen ur ett kundperspektiv i sitt arbete. Ofta innebär det att de bekantar sig med ett helt nytt ämnesområde, såsom en teknisk apparat och hur den fungerar. När visuell designer Alexander Budde och interaktionsdesigner Yonatan Kelib började samarbeta med Migrationsverket var ämnesområdet dock inte helt främmande.

Budde har flyttat till Finland från Tyskland och Kelib från Förenta staterna.

Båda har alltså några erfarenheter av finsk immigrationsbyråkrati. Kelib kom till landet utanför EU och ansökte om uppehållstillstånd hos Migrationsverket. Tysken Budde skötte däremot sin EU-registrering hos polisen.

Olika användare togs till hänsyn vid designen

När projektet inleddes, blev det ganska snabbt klart för teamet på Fjord att de bara hade en ytlig kännedom om Migrationsverkets verksamhet.

– Vi fick läsa svar på en kundenkät, och det kom fram att många tyckte att den gamla tjänsten var oklar och gav för mycket information på en gång. Därför fokuserade vi särskilt på hur och i vilken fas informationen ges, berättar Kelib.

Vid designen måste vi också hålla i minnet att alla sökande inte är digitalt infödda och bekanta med e-tjänster.

Därför har vi skapat en struktur som hjälper användaren steg för steg i rätt riktning. Om man fyller i en viss punkt i ansökan, föreslår tjänsten följande logiska steg. De kunder som testade tjänsten önskade att användare ständigt skulle se i vilken fas de befinner sig, och denna önskan har uppfyllts. Dessutom kan man inte skicka ansökan förrän alla punkter har fyllts i.

– Vi ville göra ansökningsprocessen så enkel och smidig som möjligt, så att kunden inte behöver avbryta ifyllandet av ansökan och leta efter mer information, utan kan sköta allt på en gång så smärtfritt som möjligt, konstaterar Budde.

Yonatan Kelib och Alexander Budde.

Möjlighet att delta i utvecklingen av Finlandsbilden

Tjänsten började byggas våren 2014, och Fjord fick sitt arbete färdigt förra hösten.

– Vi båda koncentrerade oss på designen av den nya e-tjänsten på heltid, säger Budde.

Kundperspektivet var den bärande principen under hela designprocessen.

– Redan i början skapade vi en fiktiv testperson, en peruansk utbytesstuderande, som jag ständigt har hållit i minnet. Jag har till exempel funderat på hur testpersonens maka eller barn bör tas i beaktande, berättar Kelib.

Detta arbete var designernas första projekt med den offentliga förvaltningen.

– Det gav en särskild dimension åt arbetet. När det är fråga om en allmännyttig tjänst som produceras med skattemedel, kan vi anse att vi har medverkat i något som har samhällelig betydelse, säger Budde.

– Vi har också kunnat inverka på det första intrycket som många som kommer till Finland får av landet. Då allt annat fungerar så bra här i Finland, till exempel spårvagnarna går i tid och man kan beställa biljetten via sms, varför skulle man inte kunna ansöka om uppehållstillstånd på ett lika smidigt sätt, frågar Kelib.

Designerna är nöjda med resultatet.

– Jag tycker att vi har åstadkommit något fint. Tyvärr var denna tjänst inte i bruk då jag ansökte om mitt första uppehållstillstånd, säger Kelib.

I nästa artikel bekantar vi oss med tjänstens tekniska sida

Teamet som förnyar e-tjänsten har varit mycket mångsidigt och internationellt. Sakkunniga på Fjord i Helsingfors designade hur tjänsten fungerar och hur den ser ut.

– Det täta samarbetet såväl med Migrationsverket som med teamet på Accenture i Riga har varit nödvändigt för att kunna lyckas. Teamet i Riga svarar för den slutliga implementeringen av vårt arbete, det vill säga för det egentliga arbetet med att bygga tjänsten, säger Kelib.

Nästa artikel handlar om tjänstens tekniska förverkligande mer noggrant. Vi får till exempel veta vilka utmaningar uppehållstillstånd för studier eller medborgarskapsanmälningar har ställt för systemutvecklare.