Avustajien etäosallistumiseen muutoksia turvapaikkapuhutteluissa

Maahanmuuttovirasto noudattaa turvapaikkapuhuttelujen riittävän tietoturvallisuustason määrittelyssä kansallista tietoturvallisuuskriteeristöä. Maahanmuuttovirasto on poikennut kansallisen tietoturvallisuuskriteeristön vaatimuksista koronaviruspandemian aikana, jolloin avustajien on ollut mahdollista osallistua turvapaikkapuhutteluihin videoyhteydellä muualta kuin Maahanmuuttoviraston hallinnoimista puhuttelutiloista ja laitteilta. Perusteena on ollut henkeen ja terveyteen kohdistuneet uhat koronaviruspandemiasta johtuen. Nämä uhat ovat sellaisinaan laantuneet, joten poikkeamiselle ei ole enää perusteita.

Muutokset koskevat vain etäosallistumista turvapaikkapuhutteluihin. Kaikilla avustajilla on edelleen mahdollisuus osallistua puhutteluun

• Maahanmuuttoviraston hallinnoimissa toimitiloissa asiakkaan kanssa silloin, kun asiakas on kutsuttu puhutteluun Maahanmuuttoviraston toimitiloihin tai
• vastaanottokeskuksessa asiakkaan kanssa silloin, kun Maahanmuuttovirasto on kutsunut asiakkaan etäpuhutteluun vastaanottokeskuksen toimitiloihin ja avustajan osallistuminen vastaanottokeskuksen tiloissa puhutteluun asiakkaan kanssa on mahdollista.

Avustajien etäosallistuminen puhutteluihin vaatii 1.6.2024 alkaen tietoturvavaatimusten toteutumisen varmistamisen ja sopimuksen

Maahanmuuttovirasto on saamansa palautteen perusteella todennut avustajien etäosallistumisen toimivaksi, tehokkaaksi ja nykyaikaiseksi ratkaisuksi. Virasto on pyrkinyt useilla eri tavoilla varmistamaan asiakkaiden tietojen turvallisen käsittelyn maailman nykyisessä turvallisuustilanteessa ja samalla avustajien etäosallistumisen jatkumisen lakisääteisiä vaatimuksia noudattaen. Sopimuspohjainen malli on osoittautunut tarkemmassa arvioinnissa mahdolliseksi tavaksi jatkaa etäosallistumisia. 

Avustajien etäosallistuminen puhutteluun on 31.5.2024 jälkeen mahdollista vain, jos osallistumistapa täyttää lakisääteiset tietoturva-vaatimukset ja osallistumistapa ei aiheuta riskiä turvapaikkapuhuttelussa käsiteltävälle, salassa pidettävälle tiedolle. 

Etäosallistuminen vaatii 1.6.2024 alkaen tietoturvavaatimusten toteutumisen arvioinnin ja erillisen sopimuksen Maahanmuuttoviraston kanssa. Sopimuksessa määritetään tilat ja laitteet, jotka on todettu tietoturvallisiksi ja joilla etäosallistuminen on mahdollista puhutteluihin. 

Jos Maahanmuuttovirasto on jo varannut asiakkaalle puhuttelun 1.6.2024 jälkeen ja sopinut varauksen yhteydessä avustajan kanssa etäosallistumisesta puhutteluun, nämä osallistumiset pidetään siten kuin niistä on sovittu. Uudet puhuttelut Maahanmuuttovirasto varaa uuden käytännön mukaisesti.

Etäosallistumisen tietoturvavaatimusten toteutumisen arviointi ja erillinen sopimus Maahanmuuttoviraston kanssa

Maahanmuuttoviraston vastuulla on salassa pidettävän tiedon käsittelyn turvaaminen turvapaikkapuhuttelussa. Avustajan edustaman organisaation vastuulla on varmistaa, että avustaja osallistuu turvapaikkapuhutteluun turvallisilla päätelaitteilla ja turvallisista toimitiloista, joissa salassa pidettävä tieto pysyy turvassa.

Tietoturvavaatimuksien toteutumisen arviointi

Maahanmuuttovirasto hyväksyy lähtökohtaisesti seuraavat riittävän tietoturvallisuustason määrittelytavat, jos virasto saa riittävän kirjallisen kuvauksen arvioinnin tuloksista:

• Lain tietoturvallisuuden arviointilaitoksista (1405/2011) mukaisen, Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin hyväksymän arviointilaitoksen tuottama tietoturva-arviointi käyttäen kriteerinä kansallista tietoturvakriteeristöä (2020 versio). Hyväksyttävä taso on matalin perustaso
• Muun viranomaisen laatima tietoturvallisuuden arvio käyttäen kriteerinä kansallista tietoturvakriteeristöä (2020 versio)

Maahanmuuttovirasto voi hyväksyä myös muita tietoturvavaatimuksien toteutumista varmentavia tapoja, jos riittävän tietoturvallisuuden tason voidaan kirjallisen kuvauksen perusteella todeta täyttävän edellytykset.

Sopiminen tietoturvallisesta etäosallistumisesta

• Jos avustajan edustama organisaatio haluaa mahdollistaa etäosallistumisen, organisaatio voi ottaa yhteyttä Maahanmuuttoviraston tietoturvaan sähköpostitse osoitteeseen tietoturva@migri.fi.
• Sopiminen aloitetaan Maahanmuuttoviraston ja avustajan edustaman organisaation välisellä neuvottelulla, jossa käydään läpi tarkemmin turvapaikkapuhutteluun liittyviä tietoturvallisuusnäkökulmia ja organisaatiolla olevaa dokumentaatiota tietoturvallisuuden arviointituloksista. 
• Jos Maahanmuuttovirasto pystyy varmistumaan riittävästä tietoturvallisuuden toteutumisen tasosta, laaditaan Maahanmuuttoviraston ja organisaation välille sopimus. Sopimuksessa kuvataan riittävän yksilöidyllä tasolla ne laitteet ja toimitilat, joiden kautta etäosallistuminen puhutteluihin on mahdollista.
• Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen organisaatio voi jatkaa puhutteluihin osallistumista etäyhteydellä. Maahanmuuttovirastolla on kuitenkin aina oikeus toteuttaa turvapaikkapuhuttelu siten, että osallistujat osallistuvat puhutteluun Maahanmuuttoviraston toimitiloissa.

Lainsäädäntö, johon etäosallistumisen tietoturvallinen järjestäminen ja osallistuminen perustuu

Julkisuuslain (621/1999) 22 § mukaisesti viranomaisen velvollisuutena on varmistaa laissa salassa pidettäväksi säädettyjen tietojen turvallisuus. Ulkomaalaislain (301/2004) 97 a § mukaisissa turvapaikkapuhutteluissa käsitellään oletusarvoisesti julkisuuslain 24.1 §:n kohtien 24 ja 31 c mukaista, salassa pidettävää tietoa. 

Maahanmuuttoviraston vastuulla on ulkomaalaislain 97 a §:n mukaisen tehtävän mukainen turvapaikkapuhutteluiden toteuttaminen sekä puhutteluiden ohessa käsiteltävän, salassa pidettävän tiedon turvaaminen turvapaikkapuhuttelussa tiedonhallintalain (906/2019) 4 luvun vaatimuksia noudattaen vastuullisena tiedonhallintayksikkönä. 

Lisätiedot tietoturvavaatimuksista ja sopimuksen tekemisestä

• Tietoturvapäällikkö Leo Hämäläinen, tietoturva@migri.fi, puh. 0295 430 431 (vaihde)

Tiedotetta muokattu 21.5.2024

• Tiedotteeseen lisätty käännökset ruotsiksi ja englanniksi.
• Korjattu tiedonhallintalain numero: (1101/2019) --> (906/2019)