Ändringar i biträdenas distansdeltagande i asylsamtal

Migrationsverket följer de nationella kriterierna för informationssäkerhet för att bestämma en tillräcklig nivå av informationssäkerhet vid asylsamtal. Under coronapandemin har Migrationsverket avvikit från kraven i de nationella kriterierna för informationssäkerhet så att det har varit möjligt för biträden att delta i asylsamtal via videoförbindelse i sådana samtalslokaler och med sådan teknisk utrustning som inte förvaltas av Migrationsverket. Detta har varit motiverat på grund av coronapandemins hot mot liv och hälsa. Dessa hot har lagt sig, och därför finns det inte längre någon grund för att avvika från kriterierna.

Ändringarna gäller endast distansdeltagande i asylsamtal. Alla biträden har fortfarande möjlighet att delta i samtal

• i Migrationsverkets lokaler tillsammans med klienten när klienten har blivit kallad till ett asylsamtal i Migrationsverkets lokaler, eller
• vid förläggningen tillsammans med klienten när Migrationsverket har kallat klienten till ett distanssamtal i förläggningens lokaler och det är möjligt för biträdet att delta i samtalet med klienten i förläggningens lokaler.

Biträdets distansdeltagande i asylsamtal förutsätter avtal och uppfyllande av informationssäkerhetskraven från och med den 1 juni 2024

Utifrån den respons som kommit in har Migrationsverket konstaterat att biträdets distansdeltagande är en fungerande, effektiv och modern lösning. Migrationsverket har på flera olika sätt strävat efter att säkerställa att klienternas uppgifter behandlas på ett säkert sätt i det nuvarande globala säkerhetsläget och att biträdenas distansdeltagande kan fortsätta i enlighet med de lagstadgade kraven. I en närmare bedömning har en avtalsbaserad modell visat sig vara ett möjligt sätt att fortsätta distansdeltagandet. 

Efter den 31 maj 2024 får biträdet delta i asylsamtal på distans endast om deltagandesättet uppfyller de lagstadgade informationssäkerhetskraven och inte äventyrar den sekretessbelagda informationen som behandlas i samband med asylsamtalet. 

Från och med den 1 juni 2024 förutsätter distansdeltagande en bedömning av uppfyllandet av informationssäkerhetskraven och att ett separat avtal ingås med Migrationsverket. I avtalet fastställs vilka lokaler och vilken teknisk utrustning som har konstaterats vara informationssäkra och kan användas för att delta i samtal på distans. 

Om Migrationsverket redan har bokat ett asylsamtal för klienten som ska hållas efter den 1 juni 2024 och har kommit överens om distansdeltagande med biträdet i samband med bokningen, kan man delta i dessa samtal enligt det som överenskommits. Nya samtal bokas av Migrationsverket enligt den nya praxis.

Bedömningen av uppfyllandet av informationssäkerhetskraven för distansdeltagande och det separata avtalet med Migrationsverket

Migrationsverket ansvarar för att sekretessbelagda uppgifter behandlas på ett säkert sätt vid asylsamtalet. Den organisation som biträdet representerar ansvarar för att biträdet deltar i asylsamtalet med säker teknisk utrustning och i säkra lokaler så att de sekretessbelagda uppgifterna är skyddade.

Bedömningen av huruvida informationssäkerhetskraven uppfylls

Migrationsverket godkänner i regel följande bestämningssätt för tillräcklig nivå av informationssäkerhet, om Migrationsverket får en tillräcklig skriftlig beskrivning av bedömningens resultat:

• En bedömning av informationssäkerheten enligt de nationella kriterierna för informationssäkerhet (versionen från år 2020), gjord av ett sådant bedömningsorgan som godkänts av Transport- och kommunikationsverket Traficom och som avses i lagen om bedömningsorgan för informationssäkerhet (1405/2011). En godkänd nivå är den lägsta basnivån.
• En bedömning av informationssäkerheten enligt de nationella kriterierna för informationssäkerhet (versionen från år 2020), utfärdad av en annan myndighet.

Migrationsverket kan också godkänna andra sätt att säkerställa uppfyllandet av informationssäkerhetskraven, om man utifrån en skriftlig beskrivning av en tillräcklig nivå av informationssäkerhet kan konstatera att kriterierna uppfylls.

Avtal om informationssäkert distansdeltagande

• Om organisationen som biträdet representerar vill möjliggöra distansdeltagandet, kan organisationen kontakta Migrationsverkets enhet för informationssäkerhet per e-post: tietoturva@migri.fi.
• Avtalsprocessen börjar med förhandlingar mellan Migrationsverket och den organisation som biträdet representerar, där man närmare går igenom informationssäkerhetssynpunkterna gällande asylsamtal och dokumentationen som finns om resultatet av bedömningen av informationssäkerheten i organisationen. 
• Om Migrationsverket kan försäkra sig om att en tillräcklig nivå av informationssäkerhet kan säkerställas, upprättas ett avtal mellan Migrationsverket och organisationen. I avtalet beskrivs på en tillräckligt detaljerad nivå den teknisk utrustning och de lokaler som kan användas för att delta i asylsamtal på distans.
• Efter att avtalet undertecknats kan organisationen fortsätta att delta i asylsamtal på distans. Migrationsverket har dock alltid rätt att kräva att alla parter deltar i samtalet i Migrationsverkets lokaler.

Lagstiftningen som styr distansdeltagandet och dess informationssäkerhet

Enligt 22 § i offentlighetslagen (621/1999) är myndigheter skyldiga att säkerställa att uppgifter som enligt lag ska vara sekretessbelagda är skyddade. Vid sådana asylsamtal som avses i 97 a § i utlänningslagen (301/2004) behandlas som standard sådan sekretessbelagd information som avses i punkterna 24 och 31 c i 24 § 1 mom. i offentlighetslagen. 

Migrationsverket ansvarar för genomförandet av asylsamtal i enlighet med 97 a § i utlänningslagen. Som ansvarig informationshanteringsenhet ansvarar Migrationsverket också för skyddandet av den sekretessbelagda information som behandlas vid asylsamtalen i enlighet med kraven i 4 kap. i lagen om informationshantering (906/2019). 

Mer information om informationssäkerhetskraven och ingåendet av avtalet

• Leo Hämäläinen, informationssäkerhetschef, tietoturva@migri.fi, tfn 0295 430 431 (växel)