Tiedonsaanti yksittäistapauksista
Maahanmuuttoviraston asiakkaiden tiedot ovat yleensä salassa pidettävää aineistoa. Salassapitovelvollisuuden vuoksi Maahanmuuttovirasto ei voi välttämättä antaa asiakkaasta tietoja eikä ottaa kantaa yksittäistapauksiin edes silloin, kun henkilö on itse tuonut asian julkisuuteen.
Tapauskohtainen harkinta
Jos toimittaja pyytää tietoja yksittäistapauksesta, tiedonanto harkitaan aina tapauskohtaisesti. Jotta tietoja voidaan antaa, on oltava ilmeistä, ettei se vaaranna henkilön tai hänen läheistensä turvallisuutta. Esimerkiksi jo tieto siitä, onko joku henkilö hakenut Suomesta turvapaikkaa, saattaa vaarantaa henkilön ja tämän sukulaisten turvallisuuden.
Tietoja pyydettäessä varaudu kertomaan mihin niitä aiotaan käyttää ja miksi. Kannattaa ottaa huomioon, ettei ratkaisua tietojen julkisuudesta yleensä pystytä tekemään saman tien. Päätöstä varten Maahanmuuttovirasto käy läpi tietopyynnön kohteena olevan henkilön antamat perusteet hakemukselleen, muut hänestä saadut tiedot, asian käsittelyvaiheen ja mahdollisen annetun päätöksen sisällön.
Tietojen salassapito perustuu lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja lakiin ulkomaalaisrekisteristä. Lisätietoja löydät henkilötietojen salassapito -kohdasta.
Valtakirja hakijalta
Maahanmuuttoviraston asiakas voi antaa kirjallisella valtakirjalla toimittajalle tai muulle ulkopuoliselle luvan tutustua asiakirjoihinsa. Tietoja annetaan vain valtakirjassa nimetylle henkilölle, vain valtakirjassa mainitun asian osalta ja vain päätetyistä, ei keskeneräisistä asioista. Lisäksi valtakirjan on oltava tuore. Valtakirjasuostumus ei ulotu tietoihin, joita hakijalla itselläänkään ei ole oikeus saada tietoonsa.
Toimittajan tehtävänä on varmistaa, että hakija ymmärtää toimittajan voivan julkaista valtakirjan avulla hankkimiaan tietoja, jos kyse on jutun tai ohjelman tekemisestä.
Valtakirjassa on oltava viraston asiakkaan henkilökohtainen allekirjoitus; avustajan allekirjoitus ei riitä. Sen lisäksi on täytettävä tietopyyntölomake, johon kirjataan mahdollinen kiirehtimisperuste sekä päivä, jolloin tiedot olisi viimeistään saatava.
Valtakirja, tietopyyntölomake ja kopio valtakirjan antajan (tietopyynnön kohteen) henkilöllisyystodistuksesta toimitetaan Maahanmuuttovirastoon
- skannattuna sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]
- faksilla numeroon: 0295 411 720
- kirjeitse osoitteeseen: PL 10, 00086 Maahanmuuttovirasto.
Valtakirja – liite tietopyyntölomakkeeseen
Pyynnön käsittely
Tietopyynnöt käsitellään mahdollisimman nopeasti, mutta joissakin tapauksissa aikataulu voi venyä. Jos asiakirjat ovat hallinto-oikeudessa, pyyntö siirretään sinne.
Jos hakemus on epäselvä esimerkiksi valtuutuksen laajuuden osalta, Maahanmuuttovirasto ottaa yhteyttä henkilöön, josta tietoja pyydetään.
Kun tiedot on koottu, valtakirjan haltija voi sopia ajan, jolloin hän tulee tutustumaan niihin. Tarvittaessa asiakirjakopiot voidaan lähettää postitse. Kopioista peritään maksu.
Henkilötietojen salassapito
Salassapito perustuu erityisesti viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetyn lain 621/1999 24 §:n 1 momentin 24 kohtaan sekä ulkomaalaisrekisteristä annetun lain 1270/1997 11 pykälään. Lisäksi julkisuuslain 621/1999 24 §:n muutkin salassapitoperusteet voivat soveltua ulkomaalaisasian tietoihin ja asiakirjoihin.
Maahanmuuttoviraston asiakas voi antaa kirjallisella valtakirjalla toimittajalle tai muulle ulkopuoliselle luvan tutustua asiakirjoihinsa. Valtakirjasuostumus ei ulotu tietoihin, joita hakijalla itselläänkään ei ole oikeus saada tietoonsa (julkisuuslain 621/1999 11 §:n rajoitukset).
