Asylansökningsköerna förkortas med hjälp av lean-modellen

År 2012 startade Migrationsverket Lean-projektet för att effektivisera asylförfarandet.

Tack vare Lean-projektet har asylansökningsköerna och väntetiderna förkortats samtidigt som arbetets kvalitet har förbättrats. År 2012 tog det mindre än sex månader för Migrationsverket att handlägga 54 procent avansökningarna. Cirka 400 fler beslut fattades i anslutning till materiellt undersökta ansökningar än året innan. Alla andra ansökningar utom Dublin-beslut och förfallna ansökningar är materiellt avgjorda ansökningar.

Lean är en verksamhetsmodell som främst används i affärsvärlden för att effektivisera arbetet. Europeiska flyktingfonden har deltagit i finansieringen av projektet.

År 2013 fortsätter utvecklingen av asylförfarandet genom det nya Lean 2-projektet.

Sveriges migrationsverk pionjär i användningen av Lean-modellen

Lean är en produktions- och ledningsmodell som utvecklades av bilindustrin. Lean utgår från två centrala principer: att respektera människor och att fortlöpande förbättra arbetsprocessen. Lean-modellen strävar efter att avlägsna flaskhalsar och onödigt arbete i arbetsprocessen så att arbetet ska löpa smidigare.

Migrationsverket i Sverige var det första svenska ämbetsverket som införde modellen 2009 för att utveckla asylförfarandet. Med anledning av de goda erfarenheterna i Sverige startade Migrationsverket i Finland Lean-projektet 2012. Svenska Migrationsverkets leancenter ordnade en två dagar lång utbildning för asylenheten i augusti 2012.

Målet med Lean-modellen är ett smidigare asylförfarande

Det centrala målet med det första Lean-projektet var att mängden asylbeslut skulle växa i relation till antalet årsverken.

I behandlingen av asylansökningarna deltar utöver Migrationsverket även polisen och Gränsbevakningsväsendet samt i samband med överklaganden, förvaltningsdomstolarna. Därför har verksamheten även utvecklats tillsammans med dessa instanser.

Enligt Lean-modellen är asylprocessen en helhet där alla inblandade ska veta vad de andra gör. När varje myndighet kontrollerar endast sitt eget fält kan man inte agera så att man betjänar även följande skede.

Förutom myndighetssamarbetet i Finland syftade Lean-projektet också till att utveckla det internationella samarbetet.

Utvecklingsarbetet gav resultat

Under Lean-projektet utvecklades olika faser i asylprocessen, och resultatet blev ett smidigare och klarare asylförfarande.

Vid handläggningen av ansökningarna ökades framförhållningen. Det innebär att man genast i början av processen strävar efter att effektivt dirigera ansökningarna till rätt handläggningsköer. Därigenom handläggs ansökningar som kan avgöras direkt så snabbt som möjligt, medan de mer komplicerade och tidskrävande ansökningarna får mer handläggningstid.

Dessutom fäste man särskild uppmärksamhet vid intervjuer och beslutsfattande som är centrala delområden i asylförfarandet. Beslutsstrukturen förtydligades och en gemensam modell togs fram för asylintervjuer. Med hjälp av denna modell har asylförfarandet snabbats upp och förenhetligats. Samtidigt har kvaliteten förbättrats.

Utvecklingen fortsätter med Lean 2-projektet

Europeiska flyktingfonden har beviljat Migrationsverket fortsatt finansiering för Lean-projektet. Fortsättningsprojektet fokuserar på att förbättra myndighetssamarbetet, att ta fram en asylmanual och att utbilda myndigheter. Dessutom strävar man efter att underlätta en fortlöpande utveckling av asylprocessen i framtiden.

Fortlöpande effektiviseringsåtgärder behövs, eftersom man för i år budgeterat cirka 14 miljoner euro (14 505 000) mindre för mottagning av asylsökande jämfört med fjolåret.

Ytterligare information för medier

projektchef Pekka Martin, asylenheten,
tfn 071 873 0431, e-post: fornamn.efternamn@migri.fi