Samservice sparar onödigt arbete vid myndigheter

Det finns ett klart behov bland invandrare att få service av olika myndigheter vid en lucka. Helsingfors stads samservicepunkt för invandrare har betjänat sina kunder enligt denna princip från början av år 2009, då den slöt ett samserviceavtal med Migrationsverket och Helsingfors magistrat.

Genomsnittskunden besöker samservicepunkten 2,5 gånger och ställer under ett besök frågor om flera olika ärenden. År 2009 besöktes samservicepunkten av 2 890 kunder av vilka 1 036 dvs. 36 procent ställde frågor om ärenden som Migrationsverket ansvarar för dvs. om uppehållstillstånd eller finskt medborgarskap. Av kunderna som talar arabiska önskade nästan 60 procent och av kunderna som talar ryska, somaliska, turkiska och kurdiska nästan 40 procent ställa frågor uttryckligen till Migrationsverket.

En nödvändig ny serviceform

För Migrationsverket är samservicen en av de nödvändiga nya serviceformerna, eftersom antalet kunder ökar hela tiden men verket saknar möjligheter att utöka sina egna serviceresurser.

– När vi rättar till ogrundade eller fel ifyllda blanketter redan i början och ger råd vid ifyllningen av ansökningar sparar myndigheterna mycket onödigt arbete. Vi fyller inte i ansökan på den sökandes vägnar, utan vi ger råd och uppmuntrar den sökande att ta egna initiativ. Vi kan inte påverka beslutets innehåll, trots att man ofta ber oss göra det, konstaterar chefen för samservicepunkten Christina Huotari.

– Vi är verkligen nöjda med samservicen som innebär en klar förbättring av vår kundservice i synnerhet på grund av rådgivarnas omfattande språkutbud och mångkulturella bakgrund, säger direktören för kundtjänsten vid Migrationsverket Hanna Koskinen.

Muntlig information sprids bäst

Huotari har observerat att information som ges muntligen, antingen ansikte mot ansikte eller per telefon, når invandrarna bäst och att den också sprids effektivare än till exempel informationsblad som publiceras på internet. Verksamheten bli ännu effektivare då samservicepunktens arbetstagare med invandrarbakgrund betjänar kunderna på tio olika språk vilket innebär att många kunder får service på sitt eget modersmål: på finska, svenska, engelska, arabiska, bulgariska, kurdiska, somaliska, turkiska, persiska och ryska.

- Vi behöver anlita tolk mycket sällan, eftersom största delen kan något av de språk på vilka vi betjänar. Det är bara kinesiska och franska för vilka vi så småningom kommer att behöva kunnigt folk, berättar Huotari.

Samservicen skulle också gagna polisen

Samservicen som är riktad till invandrare skulle också kunna utvidgas: det vore speciellt nyttigt om också polisen kunde fås med.

- En del av frågorna som gäller uppehållstillstånd gäller fortsatta tillstånd, som polisen ansvarar för. Det är också många sökande som önskar att de kunde anhängiggöra sin ansökan hos oss för att slippa resa till utlänningspolisen i Malm. Samarbetet med Migrationsverket har garanterat oss kontinuerlig utbildning vilket medför att vi kan ge klokare råd till våra kunder och därmed minska besöken vid själva Migrationsverket. I fråga om polisen skulle vi kunna dra nytta av varandra på samma sätt, konstaterar Huotari.

Flyttning till centrum

Det förutspås att kundmängden kommer att öka ytterligare i år då samservicepunkten flyttar från Östra centrum till stadskärnan. Uppgifter om adressen finns ännu inte men enligt stadsfullmäktiges riktlinjer kommer den att befinna sig på ett ställe med goda trafikförbindelser, på ett ställe dit det är lätt att hitta.

- Det blir intressant att se om flyttningen kommer att påverka kundmängderna och kundernas bakgrund. Det sägs att studerande, anställda vid universitetet och andra som bor tillfälligt i Helsingfors har svårt att hitta till Östra centrum, berättar Huotari.

Samservicepunkten betjänar tillsvidare i Östra centrum, på adressen Revalsplanen 1 A (4 vån.) vardagar kl. 9-15. På onsdagar är dörrarna öppna undantagsvis till kl. 18 vilket underlättar för invandrare som arbetar att få service. Telefonrådgivningen som ständigt ökar i popularitet betjänar i regel under telefontiden på vardagsmorgnar kl. 9-10.

Ytterligare information för medier:

• Chefen för Helsingfors stads samservicepunkt för invandrare Christina Huotari, tfn (09) 3106 2671, e-post: christina.huotari@hel.fi
• Direktören för kundtjänsten vid Migrationsverket Hanna Koskinen, tfn 071 873 0431, e-post: hanna.koskinen@migri.fi

10.6.2010